時間の使い方を見直すワークシート

下のシートをメモにコピーするか、CSVをダウンロードします。始めたら開始時刻を、止めたり休んだりしたら終了時刻を書きます。再開するときは新しい行を使います。

1日目:
日付:

記録:
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2日目:
日付:

記録:
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3日目:
日付:

記録:
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振り返り:
時間の使い道:

意外だったこと:

時間と価値:

引き続き記録すること:
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記録をやめること:
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このページでは、シートの記入方法を説明します。方法全体については時間の使い方を振り返る方法をご覧ください。これは提出用のタイムシートではありません。

ワークシートの内容

1ページ目は記録欄です。1日につき1つ、計3つの表があり、開始、終了、メモを書きます。作業を始めるたびに新しい行を使います。時刻は大まかでも構いません。

調べたい生活や仕事の流れを代表する日を選びます。移動時間を見たいなら、その移動を記録します。三日間は、一部の様子を示すだけです。平日三日間では週末の過ごし方は分かりませんし、月曜と金曜の確かな違いも3日では見えないかもしれません。

2ページ目は振り返りです。時間の使い道、意外だったこと、時間と価値の関係を書きます。その下に「引き続き記録すること」と「記録をやめること」の2つのリストがあります。

単価欄や顧客欄はありません。行は30分刻みではなく、活動を切り替えたところで分かれます。

各行の書き方

始めたら開始時刻を書きます。止めたり休んだりしたら終了時刻を書きます。再開するときは新しい行を使います。

1. 開始と終了。 分かる範囲の時刻で十分です。09:10から09:55なら、それで構いません。
2. メモ。 何をしたかを書きます。「受信箱とSlack」なら後で役に立ちますが、「忙しかった」では分かりません。数語でも空欄より役立ちます。

切り替えのたびに時刻を書きます。忘れがちなら、自然な区切りで思い出せる通知を試し、仕事を中断するなら時間を変えます。後から推定した作業は、おおよそと明記します。

使わない行は空欄にします。空いているからといって、仕事を埋める必要はありません。忙しい日に6行で足りなければ、行を増やします。

記入した1日の例

次は架空の1日の記入例です。

最初の45分は受信箱です。提案書は09:55から11:20までの85分です。週次の確認が、正午前の最後の40分を使っています。

12:00以降の空白は休憩です。次の行は仕事を再開した時刻から始まります。

「予定より長引いた」など、率直なメモも自分のために残します。

3日分を記録したら2ページ目へ

3日分の行が埋まってから、2ページ目に記入します。

記録を読み直す前に、別のメモで、時間を何に使ったと思うか予想します。

3日分を一度読み、メモの種類ごとにおおよその分数を合計してから、次を書きます。

• 何に時間を使ったか。 どの種類の仕事に最も長い時間を使ったかを1文で書きます。
• 意外だったこと。 記録が予想と違ったところや、短く感じたのに長かった作業を挙げます。
• 使った時間と得られた価値。 1日を使った仕事と、実際に何かを前に進めた仕事を並べます。

次に、分かったことを分けます。引き続き記録することには、変えようとしている習慣や報告が必要な時間を書きます。記録をやめることには、それ以外を書きます。

自分で決められる変更を一つ選びます。メッセージが案件を中断していたなら、急ぎでない返信の時間を分け、案件の時間が増えるか試します。その要求を動かせないなら、記録を使って、優先順位を決める人と話し合います。

日々の作業記録は別の問いに答えます。何が終わり、何が妨げになったかを知るためのものです。翌日の自分への引き継ぎがほしければ、1日の終わりに書きましょう。長い考察は別に残せば、時間の行を一覧しやすくなります。

ファイルは自分の端末に保管する

完成したシートは自分の端末に保存します。「あとで使うため」に共有ドライブへ置かないでください。印刷した場合も、ほかの人が読める書類の山に放置しないようにしましょう。

引き続き記録したい項目には、端末に記録するタイマーを使えます。振り返り自体は紙のままで構いません。

「引き続き記録すること」に受信箱があれば、TimeRetainで、振り返りの後も毎朝どれくらい使うか見られます。主な記録は端末に残ります。任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

ワークシートで見つけた、引き続き記録したい項目だけをタイマーで記録しましょう。

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記入後はファイルを閉じる

3つの表と振り返りを書き終えたら、ファイルを閉じます。引き続き記録する項目のうち、まだタイマーが必要な少数だけを残しましょう。