時間記録とは？作業時間を記録する方法

時間記録とは、仕事を始めた時刻、終えた時刻、何をしたかを残すことです。

考え方はそれだけです。紙のノート、表計算シート、ストップウォッチ、アプリで記録できます。道具より大切なのは、実際の時刻と分かりやすいメモが付いた、仕事のまとまりの一覧です。

1件の時間記録に含めるもの

役に立つ記録には次が含まれます。

1. 日付： 作業した日。
2. 開始と停止の時刻： 実際の開始時刻と終了時刻。
3. 案件または顧客： 誰のための仕事か、どの案件を進めたか。
4. タグ： 執筆や事務など、仕事の種類。任意ですが、案件をまたいで同じ活動を比べる助けになります。
5. メモ： その時間に何をしたか。

整った記録に残した、架空の一日の例です。

12:00から13:00までの空白は昼食です。自分用の記録なら、そのまま空けておけます。

時間単位で請求するなら、請求の区分と単価の欄を加えます。請求しない顧客作業はその顧客の合計に残し、請求書から外します。無償の事務作業も記録します。自分の時間を見るだけなら、簡単な表で十分です。

具体的なメモがあれば、2週間後にも役立ちます。「仕事」「顧客A」だけでは、請求書について聞かれたとき何も分かりません。「購入手続きの流れのワイヤーフレームを作成」なら、その時間に何をしたか伝わります。

時間を記録する3つの方法

記録を残す三つの方法を紹介します。

1. 手動の時間記録

仕事を始めるときにタイマーを動かします。仕事を切り替えるか、食事に行くときに止めます。開始と停止の時刻を紙や文書に手書きすることもできます。

手動の時間記録では、分類を選び、開始と終了を残します。明確なメモで、後でも内容が分かります。タイマーを忘れたら、記録を直す必要があります。

2. 自動の時間記録

自動の時間記録は、使用中のウィンドウやアプリなど、コンピューターの活動から履歴を作ります。使う前に、何を記録し、画面を撮るか、どこに保存するかを確認します。

開いたエディターのタブは、集中したコーディングの証明ではありません。タイトルで顧客が分かる場合もありますが、一般的なタブだけでは分からないことがあります。

仕事が分からない履歴なら、請求や見積もりに使う前に情報を補います。活動から仕事が分からないとき、自動の時間記録にも自分の判断が必要です。

3. 後から書くタイムシート

作業を一つずつ計りません。仕事の後で、記憶、予定表の招待、送信メールから、タイムシートを埋めます。

手掛かりに抜けがあると難しくなります。大変だった35分の通話が二時間に感じられたり、散らばった事務作業に予定が残らなかったりします。実際の時間を取り戻すには、ほかの記録が必要です。

なぜ時間を記録するのか

理由は役割によって異なります。

フリーランスとコンサルタント

請求する時間の記録は、請求項目を聞かれたときに参照できる日付付きの作業になります。無償の事務、営業、提案も記録した場合にだけ、その時間が見えます。

案件の価格と見積もり

固定料金の案件が終わったら、料金をすべての作業時間で割ります。1,000ドルの案件に10時間なら、費用を引く前で一時間100ドルです。追加作業で40時間になれば、一時間25ドルに下がります。

記録した時間を当初の見積もりと比べ、超過を見つけます。作業が増えたのか、見積もりが少なかったのか、予想より時間がかかったのかを考えます。次の見積もりを自分で決められるなら、その作業に時間を見込むことができます。料金を決めるときに、費用を含めることができます。

給与を受け取る従業員

月給などで働く人は時間ごとに請求しませんが、私的な記録には実用的な使い道があります。

• 仕事量の材料： 会議やサポートにどれだけ使ったかが分かります。優先順位がぶつかるとき、具体的な話し合いの材料になります。
• 人事評価： 日付付きの完了した仕事の一覧は、自分の説明を裏付けられます。時間だけでは仕事の質は分かりません。これは管理職向けの画面ではなく、自分の記録です。
• 週の時間： 40時間の予定が55時間になったら、その記録を使って、使える時間にどの仕事が収まるか話し合えます。

個人のログは自分で管理し、話し合いで何を共有するか選びます。記録するだけで仕事量が減るわけではありません。給与計算の代わりでもありません。

短い時間の振り返り

永久に続ける必要はありません。三日間の時間の振り返りは、記録した時間の使い道を示します。仕事の五日間なら月曜と金曜を比べられますが、一週間だけで全傾向は分かりません。

例えば、案件に使いたい朝が受信箱で埋まっていたとします。急ぎでない返信の時刻を自分で決められるなら、後の枠へ移し、案件がその時間を使えるか試します。詳しく見る必要がなければ、振り返りの後は記録をやめます。

時間記録アプリとは

時間記録アプリは仕事中に時間を残します。各開始と終了を入力する手間を減らし、時間と仕事のメモを一緒に残します。

自分で時刻を書く方が好きなら、表計算もログに使えます。使える記録が残り、最も注意を取られない方法を選びます。

時間記録の始め方

一週間、小さな流れを試します。

1. 問いを一つ選ぶ。 一人の顧客にどれくらいかかるかなど、知りたいことから始めます。
2. 作業を記録する。 開始、終了、内容を残します。休憩は仕事時間から外します。
3. その日にメモを整える。 仕事を覚えているうちに曖昧な名前を直します。
4. 記録を使う。 時間と計画を比較し、来週何かを変えるか決めます。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainは、週の終わりに読める記録を残す手動タイマーです。顧客や案件にどれだけかかり、何をしたかをメモとともに見られます。

アカウントは不要で、主な記録は端末に残ります。同期を有効にすると、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

次の作業を計り、後で使えるメモを残しましょう。

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