表計算シートではなく時間記録アプリを作った理由

時間記録の表計算は、小さな手動のログなら十分です。私の場合、その表を動くタイマーにしたくなったときから、余計な仕事が増えました。

以前、私はExcelで時間を記録していました。表計算シートが悪いからやめたわけではありません。

Excelには数式、表、グラフ、書式、フィルター、ピボットテーブル、自動化があります。できることは多いです。

それが問題でした。表計算シートが弱いから失敗したのではありません。私が時間記録アプリにしようとし続けたからです。

最初は数行でした。次に日別の合計、週別の合計、整ったメモ、分かりやすいまとめ方が必要になりました。

止め忘れた時刻を直す方法も欲しくなり、次は一時停止ボタンでした。その時点では、セルを埋めるだけでなく、小さなアプリを維持していました。

シンプルな時間記録用の表計算シート

表計算版が欲しいなら、コピーできる架空の一日の例です。

これは役立つ記録です。仕事のまとまりにつき1行。開始、終了、名前、後で分かるメモがあります。

タイムシートだけが必要なら、これで足りるかもしれません。合計欄に終了から開始を引く数式を入れ、日の合計を出して終わりです。記憶から「1時間15分」と入力しないでください。合計はExcelの[h]:mmのように経過時間の書式にし、24時間を超える週が小さな数に戻らないようにします。

細かい記録にこだわって表を複雑にしないでください。いつか使うかもしれないという理由で12列を加える必要はありません。確認、請求、仕事の理解に役立たない欄は省きます。

作業の中の休憩を除きたいなら、休憩時間を引くか、行を分けます。

表計算シートで足りる場合

記録する作業が少なく、内容も単純なら、表計算シートは役立ちます。

短い時間の振り返りにも使えます。調べたい流れを代表する数日を記録し、見返します。

ときどき請求可能な仕事をする場合にも十分です。週に数件だけなら、小さな表で請求書を支えられます。

仕事がきれいなまとまりで進むなら使えます。9時に始め、10:30に止め、行を書いて終わりです。

しかし、仕事が予定どおり進まなくなると、表は使いにくくなります。

仕事を切り替え、中断され、停止を忘れ、夕食後に戻ってきます。

そうなると、表計算シートは時間を保存するだけでなく、時間の意味まで理解するよう求められます。

時刻の入力は最初の小さな負担

時刻を入力する手間は小さくても、1日に何度も繰り返します。

09:10、10:25、案件、メモ、請求可否、合計、次の行。

難しくはありません。面倒なのです。この違いは大切です。

各行の入力で仕事が中断すると、後回しにしたくなります。でも、後で答える問いが残ります。

顧客との通話は45分でしたか、70分でしたか。後の連絡は昼食の前でしたか、後でしたか。その事務仕事は顧客Aの仕事でしたか、それとも受信箱の整理だけでしたか。

記憶の問題を表計算シートが作ったわけではありません。ただ、仕事が起きたときに捉えられなかったのです。

仕事中に開始と停止を押せば、タイマーが時刻を残します。後で入力する必要がありません。押し忘れたときは、それでも抜けを再構成する必要があります。

一時停止で表計算シートがソフトウェアになる

一時停止ボタンを付けるだけなら簡単に思えます。

09:10に仕事を始め、09:35に電話が来て一時停止し、09:48に再開して10:25に止めます。

タイマーなら普通のことです。

表計算では、規則が必要になります。休憩欄を加えるか、行を分けるか、一時停止用の別表を残せます。時刻を書くボタンを追加すれば、押し間違いを直す方法も必要です。

Excelなら対応できます。もちろんです。進め方によって数式、表、スクリプト、マクロを使うでしょう。

表そのものが目的なら楽しい制作になります。表の維持が本来の仕事を中断するなら、別のタイマーを試す価値があります。

合計の確認が別の仕事になる

短い一日は簡単に足せます。遅い時間の作業や中断の多い午後では、数字を考え直すことがあります。

深夜をまたぐ仕事にも、使える日別合計が欲しくなります。単純に終了から開始を引くと、その作業はマイナスになるので、数式に別の規則が必要です。仕事全体と集中作業の両方を計れば、時間は重なります。八時間の中に集中した二時間があっても、十時間にはなりません。

表計算でも扱えます。ただし、表示を増やすたびに、ほかの表示との整合性を保つ必要があります。

私は、そこまで表計算の仕事をしたくありませんでした。数字を信用する前に数式を調べず、一週間の使い道を見たかったのです。

表計算シート、時間記録アプリ、タイムシート

この3つは混同されがちで、そこから問題が始まります。

表計算シートは行を保存し、計算します。表が得意です。

時間記録アプリは作業中の時間を計ります。開始、停止、後から直せる記録を作ります。

タイムシートは、確認、提出、出力、請求に使う、整理済みの記録です。

それぞれ役割が違います。

私は一つの表計算シートに3つすべてをさせようとしました。それが間違いでした。

私が時間記録アプリを作った理由

表計算の機能でExcelに勝つためにTimeRetainを作ったのではありません。

表計算シートの形をしたアプリの維持をやめたかったからです。

欲しかったのは手動の記録です。各作業の理由を時間のそばに残したかったのです。

自動記録は計らなかった分を拾えます。それでも、記録に何を入れるか選び、後から間違いを直したかったのです。

すべての行を案件に押し込まず、同じ種類の仕事を顧客をまたいで見たかったのです。今は顧客AとBを分けながら、両方で同じ活動にどれだけ使ったか見られます。

表計算で時間を扱いたいときは、今も使います。一日中操作するものにしたくなかっただけです。

請求の機能は、要望を受けて後から加わりました。明確な記録は請求書の時間を説明する助けになります。請求書は、今の道具で送ります。

さらに、時間のデータは個人的なものなので、まず自分の端末に記録を置きたかったのです。顧客、習慣、単価、詰まりやすい点、夜遅い仕事、働き方が分かります。守る価値があります。

邪魔になるまでは表計算シートを使う

時間記録用の表計算シートが自分に合っているなら、そのまま使いましょう。

別のツールに移しやすく、慣れていて、柔軟で、内容を確認しやすい道具です。最初の方法として適していることも多いです。

ただし、境目ははっきりさせましょう。

作業中か、そのすぐ後に更新せず、記憶で時刻を入力しているなら、既に記録が漏れています。

実行中のタイマーを表で一時停止して再開したいなら、ソフトウェアを作ろうとしています。

新しい表示のたびにほかの表示との整合性を保つ必要があるなら、表に本来と違うことを考えさせられています。

週の合計を信用する前に数式を点検する必要があるなら、道具自体が仕事の一部になっています。

私にとっては、そこが境目でした。表計算シートにもう一つ数式が必要だったのではありません。タイマーの役割をやめさせる必要がありました。

TimeRetainは、表が面倒になった後に私が欲しかった形です。

仕事中に記録し、後で間違いを直せます。時間のそばに、内容を説明するメモが残ります。

別の表を作らず、顧客、科目、仕事ごとの時間を見られます。表計算で扱いたいときは、記録を戻せます。

主な記録は端末に残ります。同期を有効にすると、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

表計算が役立つなら、使い続けてください。