Tijdlijnen en tags

Gebruik tijdlijnen als je tijd in meerdere contexten bijhoudt, zoals klanten, vakken, werkgevers of delen van je leven. Dan krijgt elke context een eigen totaal. Gebruik tags om te beschrijven wat je hebt gedaan.

Wat is een tijdlijn?

Een tijdlijn groepeert tijd voor één context: een werkgever, klant, project, vak of deel van je leven. Je hebt ze alleen nodig als die contexten anders één totaal zouden delen.

Elke stopwatch kan één tijdlijn hebben. Je kunt tijdlijnen als eenvoudige lijst bewaren, of een project onder een klant of werkgever plaatsen als je voor beide een totaal wilt zien. Dat extra niveau is optioneel.

Tijdlijnen zijn niet verplicht. Sla ze over als alles bij elkaar mag. Gebruik ze wanneer contexten anders door elkaar lopen, bijvoorbeeld privé (Gezondheid en Onderwijs), als student (meerdere vakken), als werknemer (je baan en nevenprojecten) of als freelancer (meer dan één klant). Stopwatches zonder tijdlijn staan onder Geen tijdlijn.

Wat is een tag?

Een tag is een label zoals Schrijven, Vergaderingen, Lezen of Geconcentreerd werk. Een registratie kan meerdere tags hebben. Dezelfde tag werkt op elke tijdlijn. Een freelancer kan zo alle uren met de tag Schrijven voor alle klanten optellen en een student de Tentamenvoorbereiding voor meerdere vakken.

Welke kies je?

Bedenk wat je later wilt weten:

• Wil je een apart totaal voor een werkgever, klant, project, vak of deel van je leven? Gebruik dan een tijdlijn.
• Wil je een soort activiteit terugvinden en vergelijken, ongeacht waar die plaatsvond? Gebruik dan een tag.

Misschien heb je alleen tags nodig, of een paar tijdlijnen zonder onderverdeling. Voeg pas een extra niveau toe als afzonderlijke totalen voor een grotere groep en iets daarbinnen nuttig zijn.

Voorbeelden

Zo kun je tijdlijnen en tags in verschillende situaties gebruiken.

Freelancer

• Tijdlijnen: Begin met een tijdlijn per klant, bijvoorbeeld Lumen & Loom. Wil je aparte projecttotalen, voeg dan projecttijdlijnen eronder toe, zoals Lumen & Loom › Lancering Patio.
• Tags: Beschrijf het werk voor een klant met tags zoals Schrijven, SEO of Controle.

Werknemer

• Tijdlijnen: Maak voor elke werkgever een tijdlijn, bijvoorbeeld Northstar Labs. Voor meer detail voeg je een project of werkgebied eronder toe, zoals Northstar Labs › Productoplevering.
• Tags: Beschrijf activiteiten met tags zoals Vergaderingen, Geconcentreerd werk of Codecontrole.

Student

• Tijdlijnen: Geef elk vak een eigen tijdlijn, bijvoorbeeld Algoritmen. Volg je meer dan één studie, zoals Informatica en Filosofie, groepeer de vakken dan onder elke studie, bijvoorbeeld Informatica › Algoritmen.
• Tags: Beschrijf de les of studieactiviteit met tags zoals College, Tentamenvoorbereiding of Opdrachten.

Privé

• Tijdlijnen: Geef elk deel van je leven een tijdlijn, bijvoorbeeld Gezondheid. Voor meer detail voeg je een project of doel toe, zoals Gezondheid › Marathontraining.
• Tags: Beschrijf de activiteit met tags zoals Fitness, Koken, Lezen of Muziek oefenen.

Wanneer moet je een tijdlijn apart factureren?

Alleen relevant als je inkomsten bijhoudt. Dat kun je aan- of uitzetten in Voorkeuren.

‘Deze tijdlijn apart factureren’ is een schakelaar bij het bewerken van een tijdlijn. Daarvoor moet je eerst weten hoe TimeRetain omgaat met overlappende registraties.

Wat gebeurt er als registraties overlappen?

TimeRetain factureert dezelfde tijd binnen één facturatiegroep nooit twee keer. Als twee registraties hetzelfde moment beslaan, zoals algemeen werk voor Lumen & Loom van 9:00 tot 17:00 en een specifieke registratie voor Lumen & Loom › Lancering Patio van 11:00 tot 14:00, krijgt de specifiekere registratie voor die uren voorrang. Je factureert ze één keer.

Soms is overlap echt werk voor verschillende klanten: een adviesgesprek binnen een doorlopende opdracht voor Lumen & Loom terwijl er een klus voor Hartwell loopt. Dan moeten beide worden gefactureerd. Daarvoor is apart factureren bedoeld.

Wat betekent dit voor tijdlijnen?

Elke tijdlijn op het hoogste niveau vormt automatisch een eigen facturatiegroep. ‘Deze tijdlijn apart factureren’ maakt ook van een onderliggende tijdlijn een eigen groep.

De schakelaar staat standaard uit. De meeste mensen kunnen dat zo laten, vooral bij de aanbevolen indeling met één tijdlijn per klant en projecten daaronder (bijvoorbeeld Lumen & Loom › Lancering Patio).

Groepeer je alle klanten onder één tijdlijn, zoals Klanten › Lumen & Loom, zet de schakelaar dan voor elke klant aan. Anders delen ze één facturatiegroep en wordt overlappend werk voor twee klanten maar één keer gefactureerd. Met de schakelaar aan toont de bovenste tijdlijn Klanten al het factureerbare werk, inclusief overlap, correct.