Zeitleisten und Tags

Nutze Zeitleisten, wenn du in mehreren Bereichen Zeit erfasst – etwa für Kunden, Kurse, Arbeitgeber oder Lebensbereiche – und für jeden einen eigenen Gesamtwert brauchst. Tags beschreiben, was du getan hast.

Was ist eine Zeitleiste?

Eine Zeitleiste bündelt Zeit für einen Bereich: einen Arbeitgeber, Kunden, ein Projekt, einen Kurs oder einen Teil deines Lebens. Du brauchst Zeitleisten nur, wenn diese Bereiche sonst zu einem einzigen Gesamtwert zusammenfallen würden.

Jede Stoppuhr kann eine Zeitleiste haben. Du kannst Zeitleisten als einfache Liste führen oder ein Projekt einem Kunden oder Arbeitgeber unterordnen, wenn du beide Gesamtwerte sehen möchtest. Diese zusätzliche Ebene ist freiwillig.

Zeitleisten sind optional. Lass sie weg, wenn alles in einen Topf gehört. Nutze sie, sobald sich Bereiche sonst vermischen würden – etwa privat (Gesundheit und Bildung), im Studium (mehrere Kurse), im Beruf (Anstellung und Nebenprojekte) oder als Freelancer (mehrere Kunden). Stoppuhren ohne Zeitleiste stehen unter Keine Zeitleiste.

Was ist ein Tag?

Ein Tag ist eine Bezeichnung wie Schreiben, Besprechungen, Lesen oder Konzentriertes Arbeiten. Ein Eintrag kann mehrere Tags haben. Derselbe Tag funktioniert auf jeder Zeitleiste. So kann eine selbstständige Person alle mit Schreiben markierten Stunden für alle Kunden zusammenzählen und ein Student die Prüfungsvorbereitung für mehrere Kurse.

Was solltest du wählen?

Überlege, welche Frage du später beantworten möchtest:

• Brauchst du einen eigenen Gesamtwert für einen Arbeitgeber, Kunden, ein Projekt, einen Kurs oder Lebensbereich? Dann nutze eine Zeitleiste.
• Möchtest du eine Tätigkeitsart unabhängig vom Bereich finden und vergleichen? Dann nutze einen Tag.

Vielleicht reichen dir Tags oder einige Zeitleisten ohne Unterebene. Füge eine weitere Ebene nur hinzu, wenn dir getrennte Gesamtwerte für eine größere Gruppe und einen Bereich darin helfen.

Beispiele

So können Zeitleisten und Tags in verschiedenen Situationen aussehen.

Freelancer

• Zeitleisten: Beginne mit einer Zeitleiste je Kunde, etwa Lumen & Loom. Wenn du Projekte getrennt auswerten möchtest, lege darunter Projekt-Zeitleisten an, etwa Lumen & Loom › Terrassenprojekt.
• Tags: Beschreibe die Arbeit für einen Kunden mit Tags wie Schreiben, SEO oder Prüfung.

Angestellte

• Zeitleisten: Lege für jeden Arbeitgeber eine Zeitleiste an, etwa Northstar Labs. Für mehr Details kannst du ein Projekt oder einen Arbeitsbereich darunter anlegen, etwa Northstar Labs › Produktentwicklung.
• Tags: Beschreibe Tätigkeiten mit Tags wie Besprechungen, Konzentriertes Arbeiten oder Codeprüfung.

Studierende

• Zeitleisten: Gib jedem Kurs eine eigene Zeitleiste, etwa Algorithmen. Wenn du in mehreren Studiengängen eingeschrieben bist, etwa Informatik und Philosophie, ordne die Kurse darunter ein, etwa Informatik › Algorithmen.
• Tags: Beschreibe Lehrveranstaltungen oder Lernarbeit mit Tags wie Vorlesung, Prüfungsvorbereitung oder Aufgaben.

Privat

• Zeitleisten: Gib jedem Lebensbereich eine Zeitleiste, etwa Gesundheit. Für mehr Details kannst du ein Projekt oder Ziel darunter anlegen, etwa Gesundheit › Marathontraining.
• Tags: Beschreibe Tätigkeiten mit Tags wie Fitness, Kochen, Lesen oder Musik üben.

Wann solltest du eine Zeitleiste getrennt abrechnen?

Nur wichtig, wenn du Einnahmen erfasst. Das kannst du in den Einstellungen ein- oder ausschalten.

Beim Bearbeiten einer Zeitleiste gibt es den Schalter „Diese Zeitleiste gesondert abrechnen“. Dafür musst du wissen, wie TimeRetain mit überlappenden Einträgen umgeht.

Was passiert bei überlappenden Einträgen?

TimeRetain rechnet dieselbe Zeitspanne innerhalb einer Abrechnungsgruppe nie doppelt ab. Wenn zwei Einträge denselben Zeitpunkt abdecken – allgemeine Arbeit für Lumen & Loom von 9:00 bis 17:00 Uhr und ein konkreter Eintrag für Lumen & Loom › Terrassenprojekt von 11:00 bis 14:00 Uhr –, hat der konkretere Eintrag für diese Zeit Vorrang. Du rechnest sie nur einmal ab.

Manchmal ist eine Überlappung echte Arbeit für verschiedene Kunden: ein Retainer-Beratungsgespräch für Lumen & Loom, während ein Auftrag für Hartwell läuft. Dann sollten beide abgerechnet werden. Dafür gibt es die getrennte Abrechnung.

Was bedeutet das für Zeitleisten?

Jede Zeitleiste auf oberster Ebene ist automatisch eine eigene Abrechnungsgruppe. „Diese Zeitleiste gesondert abrechnen“ macht auch eine untergeordnete Zeitleiste zu einer eigenen Gruppe.

Der Schalter ist standardmäßig aus. Die meisten sollten ihn ausgeschaltet lassen – besonders bei der empfohlenen Struktur mit einer Zeitleiste pro Kunde und Projekten darunter (etwa Lumen & Loom › Terrassenprojekt).

Wenn du stattdessen alle Kunden unter einer Zeitleiste sammelst, etwa Kunden › Lumen & Loom, solltest du den Schalter für jeden Kunden einschalten. Sonst teilen sie sich eine Abrechnungsgruppe, und überlappende Arbeit für zwei Kunden wird nur einmal berechnet. Mit eingeschaltetem Schalter zeigt die übergeordnete Zeitleiste Kunden alle abrechenbaren Stunden einschließlich Überlappungen korrekt an.