Werkblad voor een persoonlijke tijdanalyse

Kopieer het werkblad hieronder naar een notitie, of download de CSV. Schrijf de begintijd op zodra je begint en de eindtijd wanneer je stopt of pauzeert. Begin bij een nieuwe werkperiode op een nieuwe regel.

Dag 1:
Datum:

Log:
-
-
-
-
-
-

Dag 2:
Datum:

Log:
-
-
-
-
-
-

Dag 3:
Datum:

Log:
-
-
-
-
-
-

Terugblik:
Waar de uren bleven:

Wat je verraste:

Tijd tegenover waarde:

Blijven volgen:
-
-

Loslaten:
-
-

Deze pagina laat zien hoe je het werkblad invult. De methode staat in Wat is een tijdanalyse?. Dit is geen urenstaat om in te dienen.

Wat op het werkblad staat

Pagina één is het overzicht: drie tabellen, één per dag, met begin, einde en notitie. Gebruik een nieuwe regel telkens wanneer je begint. Benaderde tijden zijn voldoende.

Kies dagen die passen bij de routine die je wilt onderzoeken. Onderzoek je reistijd, registreer dan de reis. Drie dagen geven een momentopname. Drie werkdagen tonen geen weekend en drie dagen laten misschien geen betrouwbaar verschil tussen maandag en vrijdag zien.

Pagina twee is de terugblik: waar gingen de uren heen, wat verraste je en hoe verhouden tijd en waarde zich? Daaronder staan twee lijsten: blijven volgen en loslaten.

Er is geen kolom voor tarief of klant. De regels volgen wisselingen van activiteit in plaats van een raster per halfuur.

Zo vul je elke regel in

Noteer de begintijd wanneer je begint. Als je stopt of pauzeert, schrijf je het einde op. Begin je opnieuw, gebruik dan een nieuwe regel.

1. Begin en einde. Gebruik de tijd die je aan een vriend zou noemen. Van 09:10 tot 09:55 is nauwkeurig genoeg.
2. Notitie. Benoem het werk. ‘Inbox en Slack’ zegt iets; ‘druk’ niet. Een paar woorden helpen meer dan een leeg veld.

Schrijf de tijden op bij elke wissel. Vergeet je dat steeds, probeer dan een herinnering op een natuurlijk onderbrekingsmoment. Verander het tijdstip als ze je werk onderbreekt. Schat je later een gemist blok, markeer het dan als benadering.

Laat ongebruikte regels leeg. Een lege regel heeft geen taak nodig om hem te vullen. Heeft een drukke dag meer dan zes regels nodig, voeg er dan meer toe.

Een ingevulde dag

Een verzonnen voorbeelddag:

De inbox kostte de eerste 45 minuten. Het voorstel kreeg 85 minuten, van 09:55 tot 11:20. Het wekelijkse overleg vulde de laatste 40 minuten vóór twaalf uur.

Het gat na 12:00 is een pauze. De volgende regel begint wanneer het werk hervat wordt.

Bewaar de notities voor jezelf, ook directe omschrijvingen als ‘liep uit’.

Vul na drie dagen de achterkant in

Vul pagina twee in nadat je drie dagen hebt bijgehouden.

Schat in een aparte notitie waar je denkt dat de uren naartoe gingen, voordat je de dagen opnieuw leest.

Lees de dagen één keer en tel voor elk soort notitie ruwweg de minuten op. Noteer:

• Waar de uren bleven. Welk soort werk nam de meeste kloktijd? Eén zin is genoeg.
• Wat je verraste. Waar de regels afwijken van je schatting, of een blok dat kort voelde en lang bleek.
• Uren tegenover waarde. Het werk dat de dag opslokte naast het werk dat echt iets vooruitbracht.

Verdeel daarna je inzichten. Blijven volgen is voor een gewoonte die je verandert of uren die je moet opgeven. Loslaten is voor de rest.

Kies één verandering waar je invloed op hebt. Onderbraken berichten steeds een project, probeer dan een apart blok voor niet-dringende antwoorden en kijk of het project meer tijd krijgt. Kun je die verzoeken niet verplaatsen, gebruik de notities dan om prioriteiten te bespreken met degene die ze bepaalt.

Een dagelijks werklogboek beantwoordt een andere vraag: wat kwam af en wat zat in de weg? Vul dat aan het eind van de dag in als overdracht aan je toekomstige zelf. Bewaar langere overwegingen apart, zodat de tijdregels overzichtelijk blijven.

Bewaar het bestand op je apparaat

Bewaar het ingevulde werkblad op je eigen apparaat. Zet het niet ‘voor later’ op een gedeelde schijf. Laat een afdruk niet liggen in een stapel die anderen kunnen lezen.

Gebruik een lokale timer voor de dingen die je blijft volgen. De analyse mag op papier blijven.

Staat inboxtijd onder ‘Blijven volgen’, dan laat TimeRetain je na de analyse zien hoeveel van elke ochtend die vraagt. De hoofdregistratie blijft op je apparaat. Optionele synchronisatie bewaart een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain.

Gebruik een privétimer voor de paar dingen die je wilt blijven volgen.

App openen →

Leg het bestand weg

Sluit het bestand zodra de drie tabellen en de terugblik klaar zijn. Gebruik een timer alleen voor de paar punten onder ‘Blijven volgen’.