Private Vorlage für deine Zeitanalyse

Kopiere die Vorlage unten in eine Notiz, oder lade die CSV-Datei herunter. Notiere den Beginn, wenn du anfängst, und das Ende, wenn du aufhörst oder pausierst. Beginne danach in einer neuen Zeile.

Tag 1:
Datum:

Protokoll:
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Tag 2:
Datum:

Protokoll:
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Tag 3:
Datum:

Protokoll:
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Auswertung:
Wohin die Stunden gingen:

Was dich überrascht hat:

Zeit und Nutzen:

Weiter beobachten:
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Loslassen:
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Diese Seite erklärt, wie du die Vorlage ausfüllst. Die Methode beschreibt der Artikel über Zeitanalysen. Das Arbeitsblatt ist kein Stundenzettel zum Einreichen.

Was in der Vorlage steht

Das Protokoll hat drei Tabellen, eine je Tag, mit Beginn, Ende und Notiz. Nimm eine neue Zeile, sobald du einen Arbeitsblock beginnst. Ungefähre Zeiten reichen aus.

Wähle Tage, die den Alltag zeigen, den du untersuchen willst. Betrachtest du Reisezeit, erfasse die Reise. Drei Tage sind eine Momentaufnahme. Drei Werktage zeigen kein Wochenende und möglicherweise kein verlässliches Muster zwischen Montag und Freitag.

Die Auswertung hält fest, wohin die Stunden gingen, was dich überraschte und wie Zeitaufwand und Nutzen zueinander standen. Darunter stehen zwei Listen: weiter beobachten und loslassen.

Es gibt weder eine Satzspalte noch ein Kundenfeld. Die Zeilen folgen deinen Tätigkeitswechseln statt einem Halbstundenraster.

So füllst du jede Zeile aus

Notiere die Startzeit, wenn du beginnst. Wenn du aufhörst oder pausierst, trage das Ende ein. Beim nächsten Beginn nimmst du eine neue Zeile.

1. Beginn und Ende. Nutze die Zeit, die du einem Freund nennen würdest. 09:10 bis 09:55 ist genau genug.
2. Notiz. Benenne die Arbeit. „Posteingang und Slack“ sagt dir etwas; „beschäftigt“ nicht. Wenige Worte sind besser als ein leeres Feld.

Schreibe die Zeiten bei jedem Wechsel auf. Vergisst du sie immer wieder, teste eine Erinnerung an einer natürlichen Pause. Ändere ihren Zeitpunkt, wenn sie die Arbeit unterbricht. Schätzt du später einen fehlenden Block, kennzeichne ihn als ungefähr.

Lass ungenutzte Zeilen leer. Eine leere Zeile braucht keine Aufgabe, die sie füllt. Braucht ein voller Tag mehr als sechs Zeilen, füge weitere hinzu.

Ein ausgefüllter Tag

Ein erfundener Beispieltag:

Der Posteingang beanspruchte die ersten 45 Minuten. Das Angebot bekam 85 Minuten, von 09:55 bis 11:20. Der wöchentliche Austausch füllte die letzten 40 Minuten vor Mittag.

Die Lücke nach 12:00 ist eine Pause. Die nächste Zeile beginnt mit dem nächsten Arbeitsblock.

Behalte die Notizen für dich, auch deutliche Formulierungen wie „länger als geplant“.

Werte nach drei Tagen die Auswertung aus

Fülle die Auswertung aus, sobald du drei Tage protokolliert hast.

Bevor du die Tage erneut liest, schätze in einer getrennten Notiz, wohin die Stunden vermutlich gingen.

Lies die Tage einmal durch und addiere grob die Minuten für jede Art von Notiz. Notiere:

• Wohin die Stunden gingen. Welche Art von Arbeit die meiste Zeit beanspruchte. Ein Satz genügt.
• Was dich überraschte. Wo die Zeilen von deiner Schätzung abweichen, oder ein Block, der sich kurz anfühlte und es nicht war.
• Zeitaufwand und Nutzen. Welche Arbeit den Tag füllte und welche tatsächlich etwas voranbrachte.

Teile deine Erkenntnisse danach auf. Weiter beobachten gilt für eine Gewohnheit, die du ändern willst, oder Stunden, die du melden musst. Loslassen gilt für den Rest.

Wähle eine Änderung, die in deiner Hand liegt. Haben Nachrichten ein Projekt immer wieder unterbrochen, teste einen eigenen Block für nicht dringende Antworten. Prüfe, ob dem Projekt dadurch mehr Zeit bleibt. Kannst du diese Anforderungen nicht verschieben, nutze die Notizen für ein Gespräch mit der Person, die die Prioritäten festlegt.

Ein tägliches Arbeitsprotokoll beantwortet eine andere Frage: Was wurde fertig und was stand im Weg? Fülle es am Tagesende aus, wenn du deinem zukünftigen Ich die Arbeit übergeben willst. Halte längere Gedanken getrennt, damit die Zeiteinträge leicht lesbar bleiben.

Bewahre die Datei auf deinem Gerät auf

Speichere die ausgefüllte Vorlage auf deinem Gerät. Lege sie nicht „für später“ auf einem gemeinsamen Laufwerk ab. Wenn du es ausdruckst, lass es nicht in einem Stapel liegen, den andere lesen können.

Nutze einen lokalen Timer für die Punkte, die du weiter beobachten willst. Die Analyse kann auf Papier bleiben.

Steht unter „Weiter beobachten“ der Posteingang, siehst du mit TimeRetain nach der Analyse, wie viel von jedem Vormittag er beansprucht. Das Hauptprotokoll bleibt auf deinem Gerät. Die optionale Synchronisierung speichert eine verschlüsselte Kopie auf den Servern von TimeRetain.

Nutze einen privaten Timer für die wenigen Dinge, die du weiter beobachten willst.

App öffnen →

Lege die Datei weg

Wenn die drei Tabellen und die Auswertung fertig sind, schließe die Datei. Behalte nur für die wenigen Punkte unter „Weiter beobachten“ den Timer bei.