Tidsregistrering for konsulenter: Forklar dine timer

Tidsregistrering for konsulenter er en enkel log over kundearbejde: hvem arbejdet var for, hvilken opgave det hørte til, hvor længe det tog, og hvad du leverede.

Brug loggen til at forklare måneden for en kunde eller gennemgå prisen før næste afgrænsede projekt.

Guiden er til den selvstændige konsulent, der har brug for en troværdig personlig log. Du behøver ikke drive et firma med ansatte for at have flere opgaver i gang.

Hvad en konsulents tidslog skal bruges til

Loggen besvarer nogle praktiske spørgsmål:

• Hvilken kunde og opgave hørte arbejdet til?
• Var tiden timebetalt, i en løbende aftale, til fast pris eller ikke-fakturerbar?
• Hvad fik kunden, beskrevet med ord kunden kender?
• Kan du forklare posten næste uge uden at genskabe dagen?

Det ligner tidsregistrering for freelancere. Her handler eksemplerne om løbende aftaler og afgrænset timearbejde. Gem en fakturerbar log, du kan forklare i en kundeoversigt.

Skal ingen andre godkende tiden, giver fælles godkendelser lidt til arbejdsgangen. Begynd med et stopur, du bruger, betegnelser der passer til salget af arbejdet, og en eksport til faktureringen.

Den mindste brugbare konsulentpost

Skær hver post ned til det, du senere får brug for:

En nyttig note navngiver resultatet: »Kortlagde den nuværende rekrutteringsproces og hullerne« og ikke »Zoom + Notion«. Behold private kommentarer i egne noter. Linjen til kunden skal kunne stå alene.

Her er en kort dag, der kan bruges ved gennemgang af en løbende aftale:

Brug rækkerne i den faktura, du allerede sender, eller til at forklare en måned i en løbende aftale. Eksemplet registrerer to timer i aftalen, to og en halv time med timebetaling og 40 minutters internt arbejde.

Timebetaling, løbende aftaler og fast pris

Behold samme grundregistrering til de tre prismetoder, og tilpas derefter brugen af den.

Timebetalt arbejde kræver tydelige start- og sluttider og noter, der støtter fakturaen. Gruppér linjerne efter leverance, før du sender dem.

Løbende aftaler har gavn af samme log. Timerne står måske ikke linje for linje på fakturaen. Loggen viser arbejdet over for månedshonoraret. Er aftalen solgt som »omkring otte rådgivningstimer om måneden«, så sammenlign de brugte timer med de otte.

Ved aftaler med en timepulje ser du på summen undervejs. Har uge to allerede brugt det meste af puljen, så tal om, hvilket arbejde der skal prioriteres, før den løber ud. Brug summerne, når du vurderer omfang og pris for fremtidigt arbejde.

Fastprisarbejde fortjener også en log, når du vil gennemgå prisen. Efter afslutning dividerer du honoraret med alle timerne for omsætning pr. time før udgifter. Ligger det under målet, så se på, hvad der tog tiden. Gentagne ændringer kan kræve en højere pris eller mindre inkluderet arbejde næste gang. Et enkeltstående problem hører ikke automatisk til i alle kommende overslag.

Før du giver tilbud, så brug beregneren til freelancepriser til at kontrollere en fast pris mod planlagte timer og ekstra rettelser. Efter levering kontrollerer du igen med de registrerede timer.

Hold ikke-fakturerbart arbejde synligt. Tilbudsskrivning, administration, ubetalt opfølgning og »hurtige« svar på Slack hører til under egne betegnelser. Behold ubetalt kundearbejde under opgaven: det koster stadig tid og sænker den effektive timepris. Markér det separat fra timer i en aftalt timepulje, og gem generel virksomhedsadministration separat.

Registrér transport som en særskilt post, også når den ikke står på fakturaen. Summen hjælper dig med at prissætte fremtidigt arbejde hos kunden.

En enkel arbejdsgang i en travl uge

Registrer først. Ryd op senere.

1. Start, når arbejdet begynder. Vælg kunde og opgave, start stopuret, og skriv en foreløbig note. Afbryd ikke arbejdet for at finde de perfekte ord.
2. Stop, når du skifter. En ny kunde eller en ikke-fakturerbar blok får sin egen post. Saml små beslægtede opgaver, men hold arbejde for en anden kunde eller ubetalt arbejde adskilt.
3. Ret samme dag og igen ugentligt. Skriv uklare noter om, mens du husker dem. Del blandede poster, og sammenlign timer i løbende aftaler med det købte antal.
4. Gennemgå, før du deler. Brug timesedlen til at forklare leverancen. Behold ubetalt kundearbejde synligt i opgavegennemgangen, selv om det ikke faktureres.

Behold præcise tider i loggen. Bruger fakturaen linjer med timer, kunne du aftale afrundingsmetoden, før arbejdet starter, og afrunde en kopi til fakturaen. Afrunder metoden opad, kan tre separate e-mails på 2 minutter blive til tre fakturerede blokke, så du kunne også aftale, om beslægtede opgaver samles først.

Timefakturering viser trin på 6 og 15 minutter, du kan aftale med kunden. Afrunding på timesedler forklarer, hvorfor de gemte timer forbliver præcise.

Valgfrie start- og stoppåmindelser kan gøre opmærksom på et glemt ur.

Glemmer du stadig en session, så brug afsendte filer, beskeder og kalenderen som spor. De kan hjælpe med et skøn, men beviser ikke start og stop. Markér genskabt tid som et skøn.

Hvor konsulenters tidsregistrering går galt

En almindelig fejl er at behandle hver opgave som en projektkode i et stort firma.

Du behøver ikke fem lag af opgaver, for at forklare, hvem arbejdet var til. Begynd med kunde og opgave. Tilføj kun tags til møder, research eller levering, hvis du senere faktisk vil filtrere på dem.

En anden fejl er at skrive noter kun til dig selv. »Snak med Sarah« er forståeligt tirsdag. Det angiver personen, men ikke arbejdet. Brug kundens ord for resultatet, når linjen måske skal deles.

En tredje fejl er at købe funktioner, du ikke bruger. Fælles godkendelser, kundeportaler og belægningsoversigter kan hjælpe, når arbejdet kræver dem. Uden det behov er de endnu et system at vedligeholde.

Hvis du allerede fakturerer i et regnskabsprogram eller regneark, bør stopuret levere data til den arbejdsgang og ikke erstatte den.

En fjerde fejl er at stole på automatisk registrering, når aktivitetsloggen ikke angiver opgaven. En vinduestitel kan måske navngive et kundedokument, eller den siger måske kun »Uden titel« eller »Indbakke«. Angiver den ikke kunden, så tilføj sammenhængen, mens du husker den.

Hvad du kigger efter i et konsulentværktøj

Kan du gå ind til en kundesamtale og allerede vide, hvor timerne gik hen?

• En løbende sum pr. opgave, så du kan sammenligne brugte timer med timepuljen undervejs i måneden.
• Noter, du gerne vil vise. Hvis en post kan stå i en kundeoversigt uden at blive redigeret, gør loggen to ting på én gang.
• Rettelser, når dagen blev rodet, så du kan rette et ur, du glemte under en kundesamtale.
• En opdeling, der passer til arbejdet. Ét niveau for kunden og ét for opgaven. Prøv opsætningen med en kort rådgivningssamtale, før du vælger den.
• Registrering uden internet, hvis du arbejder hos kunder, på tog eller steder, hvor forbindelsen kan forsvinde.
• En enkel CSV-eksport, så registreringen kan følge med dig, når en kunde eller din revisor beder om den.

Til denne log er fokus timer og arbejdsnoter. Skærmbilleder og aktivitetsmål erstatter ikke en forklaring på arbejdet for kunden.

Hvor TimeRetain passer ind

Kundenavne og priser er følsomme. TimeRetain beholder den primære registrering på din enhed uden konto. Valgfri synkronisering gemmer en krypteret kopi på TimeRetains servere.

TimeRetain lader dig samle hver kundes arbejde og se summen pr. opgave. Når en løbende aftale ser ud til at dække for meget arbejde, kan du se timerne bag den og læse, hvad de dækkede.

Tag loggen med til næste kundesamtale. Brug den til at forklare måneden og vurdere, om næste måned skal have et andet omfang.

Begynd med én kunde

Registrer én kunde i en uge: opgave, start, stop og en note på én linje om resultatet. Start, når arbejdet begynder. Stop ved næste skift, også når du skifter til internt arbejde.

Læs derefter loggen. Kan du forklare timerne? Passer den løbende aftale stadig? Hvis en note ville forvirre kunden, så ret den før næste uge.