Konsultin ajanseuranta: selitettävät tunnit

Konsultin ajanseuranta on selkeä kirjanpito asiakastyöstä. Se näyttää asiakkaan, toimeksiannon, käytetyn ajan ja toimittamasi työn.

Selitä sen avulla kuukausi asiakkaalle tai tarkastele hintaa ennen seuraavaa rajattua projektia.

Opas on itsenäiselle konsultille, joka tarvitsee luotettavan oman kirjanpidon. Useita toimeksiantoja voi olla käynnissä johtamatta konsulttiyritystä.

Mihin konsultin ajanseurantaa tarvitaan

Se vastaa käytännön kysymyksiin:

• Mille asiakkaalle ja toimeksiannolle työ kuului?
• Oliko aika tuntityötä, jatkuvaa toimeksiantoa, kiinteähintaista vai laskuttamatonta?
• Mitä asiakas sai tunnistamillaan sanoilla?
• Osaatko selittää merkinnän ensi viikolla palauttamatta päivää muistista?

Tämä on lähellä freelancerin ajanseurantaa. Esimerkit painottavat jatkuvia toimeksiantoja ja rajattua tuntityötä. Pidä asiakasyhteenvedossa laskutuskirjanpito, jonka osaat selittää.

Jos kenenkään muun ei tarvitse hyväksyä tuntejasi, yhteiset hyväksynnät tuovat vain vähän hyötyä tähän työnkulkuun. Aloita käyttämälläsi ajastimella, myyntitapaasi sopivilla nimillä ja laskutusjärjestelmääsi sopivalla viennillä.

Konsultin vähimmäiskirjanpito

Jätä merkintään myöhemmin tarvitsemasi:

Hyvä muistiinpano nimeää tuloksen: ”Nykyisen rekrytointipolun ja aukkojen kartoitus”, ei ”Zoom + Notion”. Pidä omat sivuhuomiosi omissa muistiinpanoissa. Asiakasrivin pitää silti toimia yksin.

Esimerkkipäivä jatkuvan toimeksiannon tarkasteluun:

Käytä rivejä nykyisessä laskussasi tai jatkuvan toimeksiannon selittämiseen. Esimerkissä on kaksi jatkuvan toimeksiannon tuntia, kaksi ja puoli tuntityötuntia ja 40 minuuttia sisäistä työtä.

Tuntityö, jatkuvat toimeksiannot ja kiinteät hinnat

Pidä sama peruskirjanpito kaikissa kolmessa hinnoittelutavassa ja muuta sen käyttöä.

Tuntityö tarvitsee selkeät alku- ja loppuajat sekä laskua tukevat muistiinpanot. Ryhmittele rivit toimitetun työn mukaan ennen lähettämistä.

Jatkuvat toimeksiannot hyötyvät samasta kirjanpidosta. Tunnit eivät ehkä näy laskulla riveittäin. Kirjanpito näyttää kuukausipalkkiota vastaan kirjatun työn. Jos myyt ”noin kahdeksan tuntia neuvontaa kuukaudessa”, vertaa käytettyjä tunteja niihin kahdeksaan.

Tarkista tuntikiintiöllinen jatkuva toimeksianto kuukauden aikana. Jos toinen viikko on jo käyttänyt suurimman osan kiintiöstä, keskustele työn tärkeysjärjestyksestä ennen sen loppumista. Käytä summia tulevan työn laajuutta tai hintaa tarkastellessasi.

Kiinteähintainen työ ansaitsee myös kirjanpidon hinnan tarkastelua varten. Jaa valmistuneen toimeksiannon palkkio kaikilla sen tunneilla saadaksesi tuoton tunnilta ennen kuluja. Jos se jää tavoitteesta, katso ajan vienyt työ. Toistuvat korjaukset voivat vaatia ensi kerralla suuremman hinnan tai vähemmän mukaan kuuluvaa työtä. Yksittäinen ongelma ei automaattisesti kuulu joka tulevaan arvioon.

Tarkista ennen tarjousta freelancerin hintalaskurilla kiinteä hinta suhteessa suunniteltuihin tunteihin ja lisäkierroksiin. Tarkista toimituksen jälkeen uudelleen kirjatuilla tunneilla.

Pidä laskuttamaton työ näkyvissä. Tarjoukset, hallinto, ilmaiset jatkotoimet ja ”nopeat” Slack-vastaukset tarvitsevat omat nimet. Pidä asiakkaan laskuttamaton työ toimeksiannossa: se vie aikaa ja laskee toteutunutta tuntituottoa. Erota se tuntikiintiöön laskettavasta ajasta ja pidä yleinen yrityshallinto erillään.

Kirjaa matkat erikseen, vaikka jättäisit ne laskusta pois. Summa auttaa hinnoittelemaan tulevat käynnit.

Kevyt työnkulku kiireviikkoon

Tallenna ensin. Siisti myöhemmin.

1. Aloita työn alussa. Valitse asiakas ja toimeksianto, käynnistä ajastin ja kirjoita karkea muistiinpano. Älä keskeytä työtä sanamuodon viimeistelyyn.
2. Lopeta vaihtaessasi. Uusi asiakas tai laskuttamaton jakso saa oman merkinnän. Pidä pienet liittyvät tehtävät yhdessä, mutta erota toisen asiakkaan työ ja laskuttamaton työ.
3. Siisti samana päivänä ja sitten viikoittain. Selvennä epämääräiset muistiinpanot vielä muistaessasi ne. Jaa sekamerkinnät ja tarkista jatkuvan toimeksiannon summa kiintiöön nähden.
4. Tarkista ennen jakamista. Selitä toimitettu työ tuntikirjanpidon avulla. Pidä laskuttamaton asiakastyö näkyvissä toimeksiannon tarkastelussa, vaikka et laskuta sitä.

Säilytä tallennettu aika tarkkana. Jos laskussa on tuntirivejä, voit sopia pyöristystavasta ennen työn alkua ja pyöristää kopion laskua varten. Jos tapasi pyöristää ylöspäin, kolme erillistä kahden minuutin viestiä voi muuttua kolmeksi laskutetuksi jaksoksi, joten voit myös sopia, yhdistetäänkö liittyvät tehtävät ensin.

Tuntiperusteinen laskutus näyttää asiakkaan kanssa sovittavat 6 ja 15 minuutin välit. Tuntien pyöristäminen selittää tarkkojen alkuperäisten aikojen säilyttämisen.

Valinnaiset aloitus- ja lopetusmuistutukset voivat huomauttaa unohtuneesta ajastimesta.

Jos se silti unohtuu, käytä lähetettyjä tiedostoja, viestejä ja kalenteria vihjeinä. Ne voivat auttaa arvioimaan jakson mutta eivät todista alkua ja loppua. Merkitse palautettu aika arvioksi.

Missä konsultin seuranta menee pieleen

Yksi ansa on käsitellä joka toimeksiantoa yrityksen projektikoodina.

Et tarvitse viittä tehtävätasoa selittääksesi, kenelle työ kuului. Aloita asiakkaasta ja toimeksiannosta. Lisää kokous-, tutkimus- tai toimitustunnisteita vain, kun todella suodatat niitä myöhemmin.

Toinen virhe on kirjoittaa vain itsellesi. ”Tilannekatsaus Sarahin kanssa” on tiistaina selvä. Se nimeää henkilön mutta jättää työn pois. Käytä asiakkaan sanoja, jos rivi voidaan jakaa.

Kolmas virhe on ostaa käyttämättömiä toimintoja. Yhteiset hyväksynnät, asiakasportaalit ja käyttöastepaneelit voivat auttaa niitä vaativassa työssä. Ilman tarvetta ne ovat vain uusi ylläpidettävä järjestelmä.

Jos laskutus on jo kirjanpito-ohjelmassa tai taulukossa, ajastimen pitää syöttää siihen tietoa, ei korvata sitä.

Neljäs virhe on luottaa automaattiseen seurantaan, jonka loki ei tunnista toimeksiantoa tai tehtävää. Ikkunan otsikko voi nimetä asiakkaan tiedoston, tai siinä voi lukea vain ”Nimetön” tai ”Saapuneet”. Kun se ei nimeä asiakasta, lisää asiayhteys vielä muistaessasi sen.

Mitä konsultin työkalulta haetaan

Voitko mennä asiakaskeskusteluun jo tietäen, mihin tunnit menivät?

• Toimeksiannon juokseva summa, jotta vertaat käytettyjä tunteja kiintiöön kuukauden aikana.
• Jaettavat muistiinpanot. Jos merkintä sopii sellaisenaan asiakasyhteenvetoon, kirjanpito tekee kahta työtä.
• Korjaukset sotkuiseen päivään, jotta voit korjata puhelun aikana unohtuneen ajastimen.
• Myyntitapaasi sopivat nimet. Yksi taso asiakkaalle ja toinen toimeksiannolle. Kokeile lyhyellä neuvontapuhelulla ennen sitoutumista.
• Kirjaaminen ilman yhteyttä asiakkaan tiloissa, junassa tai muualla, missä yhteys voi katketa.
• Selkeä CSV-vienti, jotta kirjanpito lähtee mukaasi, kun asiakas tai kirjanpitäjäsi pyytää sitä.

Keskity tässä kirjanpidossa tunteihin ja työmuistiinpanoihin. Kuvakaappaukset tai aktiivisuuspisteet eivät korvaa asiakkaalle tehdyn työn selitystä.

Mihin TimeRetain sopii

Asiakasnimet ja hinnat ovat arkaluonteisia. TimeRetain pitää ensisijaisen kirjanpidon laitteellasi ilman tiliä. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.

TimeRetainissa voit ryhmitellä asiakkaan työn ja nähdä toimeksiannon summan. Kun jatkuva toimeksianto tuntuu venyvän, näet sen tunnit ja luet niiden sisällön.

Tuo kirjanpito seuraavaan asiakaskeskusteluun. Selitä kuukauden sisältö ja pohdi, tarvitseeko seuraava kuukausi erilaisen rajauksen.

Aloita yhdestä asiakkaasta

Seuraa viikon ajan yhtä asiakasta: toimeksianto, alku, loppu ja yhden rivin tulosmuistiinpano. Aloita työn alussa. Lopeta vaihtaessasi, myös sisäiseen työhön.

Lue sitten merkinnät. Osaatko selittää tunnit? Sopiiko jatkuva toimeksianto edelleen? Jos muistiinpano hämmentäisi asiakasta, kirjoita se uudelleen ennen ensi viikkoa.