Zeiterfassung für Berater: Stunden erklären

Zeiterfassung für Beratende ist ein einfaches Protokoll der Kundenarbeit: für wen sie war, zu welchem Auftrag sie gehörte, wie lange sie dauerte und was du geliefert hast.

Nutze das Protokoll, um einem Kunden den Monat zu erklären oder vor dem nächsten abgegrenzten Auftrag deinen Preis zu prüfen.

Dieser Leitfaden richtet sich an unabhängige Berater, die ein verlässliches eigenes Protokoll brauchen. Du musst keine Firma führen, um mehrere laufende Aufträge zu haben.

Wozu Zeiterfassung in der Beratung dient

Sie beantwortet einige praktische Fragen:

• Zu welchem Kunden und Auftrag gehörte die Arbeit?
• War die Zeit Stundenarbeit, Retainer, Festpreis oder nicht abrechenbar?
• Was bekam der Kunde, in Worten, die er wiedererkennt?
• Kannst du den Eintrag nächste Woche erklären, ohne den Tag zu rekonstruieren?

Das ähnelt freiberuflicher Zeiterfassung. Hier stehen Retainer und abgegrenzte Stundenaufträge im Mittelpunkt. Halte ein erklärbares Abrechnungsprotokoll für die Kundenübersicht.

Muss niemand anderes deine Zeit freigeben, bringen gemeinsame Freigabefunktionen für diesen Ablauf wenig. Beginne mit einem Timer, den du nutzt, passenden Auftragsbezeichnungen und einem Export für deine Abrechnung.

Der kleinste nützliche Eintrag

Beschränke jeden Eintrag auf die Angaben, die du später brauchst:

Eine nützliche Notiz nennt das Ergebnis: „Bestehenden Bewerbungsablauf und Lücken erfasst“ statt „Zoom + Notion“. Bewahre private Randbemerkungen in eigenen Notizen auf. Die Zeile für den Kunden sollte für sich verständlich sein.

Ein Beispieltag für eine Retainerprüfung:

Nutze diese Zeilen in deiner bisherigen Rechnung oder um einen Retainermonat zu erklären. Das Beispiel erfasst zwei Retainerstunden, zweieinhalb Stunden Stundenarbeit und 40 Minuten interne Arbeit.

Stundenarbeit, Retainer und Festpreise

Führe für diese drei Preismodelle dasselbe Grundprotokoll und ändere anschließend seine Verwendung.

Stundenarbeit braucht genaue Start- und Endzeiten sowie Notizen, die die Rechnung stützen. Gruppiere Zeilen vor dem Versand nach gelieferten Ergebnissen.

Retainer profitieren ebenfalls von diesem Protokoll. Die Stunden stehen möglicherweise nicht einzeln auf der Rechnung. Das Protokoll zeigt die Arbeit, die du zum Monatshonorar erfasst hast. Wurde der Retainer als „etwa acht Beratungsstunden im Monat“ verkauft, vergleiche die genutzten Stunden mit diesen acht Stunden.

Prüfe Retainer mit Stundenkontingent während des Monats. Ist in Woche zwei bereits der Großteil verbraucht, besprich die Prioritäten, bevor es aufgebraucht ist. Nutze die Summen, wenn du Umfang und Preis für künftige Arbeit überprüfst.

Festpreisarbeit verdient ein Protokoll, wenn du den Preis prüfen willst. Teile nach Auftragsende das Honorar durch alle Stunden, um den Umsatz pro Stunde vor Kosten zu erhalten. Liegt er unter deinem Ziel, prüfe den Aufwand. Wiederholte Änderungen können beim nächsten Mal ein höheres Honorar oder weniger enthaltene Arbeit nahelegen. Ein einmaliges Problem gehört nicht automatisch in jede künftige Schätzung.

Prüfe vor einem Angebot mit dem Stundensatzrechner für Berater, ob ein Festpreis zu geplanten Stunden und zusätzlichen Überarbeitungen passt. Nach der Übergabe prüfst du erneut mit den wirklich erfassten Stunden.

Halte nicht abrechenbare Arbeit sichtbar. Angebote, Verwaltung, unbezahlte Folgearbeit und „kurze“ Slack-Antworten brauchen eigene Bezeichnungen. Halte unbezahlte Kundenarbeit beim Auftrag: Sie braucht weiterhin Zeit und senkt den effektiven Satz. Markiere sie getrennt von Stunden, die auf ein Retainerkontingent zählen. Halte allgemeine Unternehmensverwaltung getrennt.

Erfasse Reisezeit getrennt, auch wenn du sie nicht auf die Rechnung setzt. Die Summe hilft dir, künftige Einsätze vor Ort zu kalkulieren.

Ein leichter Ablauf für volle Wochen

Erfasse zuerst, bereinige danach.

1. Starte den Timer, wenn die Arbeit beginnt. Wähle Kunde und Auftrag, starte den Timer und schreibe eine grobe Notiz. Unterbrich die Arbeit nicht, um die Formulierung zu perfektionieren.
2. Stoppe beim Wechsel. Ein anderer Kunde oder ein nicht abrechenbarer Block bekommt einen eigenen Eintrag. Halte kleine verwandte Aufgaben zusammen, trenne aber Arbeit für einen anderen Kunden oder unbezahlte Arbeit.
3. Bereinige am selben Tag und prüfe wöchentlich. Ersetze unklare Notizen, solange du dich erinnerst. Teile gemischte Einträge und vergleiche Retainerstunden mit dem Kontingent.
4. Prüfe vor dem Teilen. Erkläre mit deinem Stundenzettel die geleistete Arbeit. Behalte unbezahlte Kundenarbeit bei der Auftragsprüfung sichtbar, auch wenn du sie nicht berechnest.

Bewahre erfasste Zeit genau auf. Nutzen Rechnungen Stundenpositionen, könntest du die Rundungsmethode vor Arbeitsbeginn vereinbaren und eine Kopie für die Rechnung runden. Beim Aufrunden können drei einzelne zweiminütige E-Mails zu drei berechneten Blöcken werden, und deshalb könntest du auch vereinbaren, ob verwandte Aufgaben zuerst zusammengefasst werden.

Stundenabrechnung zeigt Einheiten von 6 und 15 Minuten, die du mit einem Kunden vereinbaren kannst. Stundenzettel runden erklärt, warum erfasste Stunden genau bleiben.

Freiwillige Erinnerungen an Start und Stopp können einen vergessenen Timer melden.

Verpasst du trotzdem einen Timer, nutze versendete Dateien, Nachrichten und Kalender als Anhaltspunkte. Sie helfen bei einer Schätzung, beweisen aber nicht Beginn und Ende. Kennzeichne rekonstruierte Zeit als Schätzung.

Wo Zeiterfassung in der Beratung scheitert

Ein häufiger Fehler ist, jeden Auftrag wie einen Projektcode einer großen Firma zu behandeln.

Du brauchst keine fünf Aufgabenebenen, um zu erklären, für wen die Arbeit war. Beginne mit Kunde und Auftrag. Tags für Besprechungen, Recherche oder Leistung ergänzt du nur, wenn du später wirklich danach filtern willst.

Der zweite Fehler sind Notizen nur für dich. „Abgleich mit Sarah“ reicht am Dienstag. Es nennt die Person, lässt aber die Arbeit aus. Nutze die Begriffe des Kunden, wenn du die Zeile teilen könntest.

Der dritte Fehler sind Funktionen, die du nicht nutzt. Gemeinsame Freigaben, Kundenportale und Auslastungsübersichten können bei entsprechendem Bedarf helfen. Ohne diesen Bedarf sind sie ein weiteres System zur Pflege.

Wenn Rechnungen bereits in Buchhaltungssoftware oder einer Tabelle entstehen, soll der Timer diesen Ablauf mit Daten versorgen und ihn nicht ersetzen.

Der vierte Fehler ist das Vertrauen auf automatische Erfassung, wenn ihr Protokoll weder Auftrag noch Aufgabe nennt. Ein Fenstertitel nennt vielleicht ein Kundendokument, vielleicht aber nur „Unbenannt“ oder „Posteingang“. Nennt er den Kunden nicht, ergänze diesen Zusammenhang, solange du dich erinnerst.

Worauf du bei einer Zeiterfassungs-App für die Beratung achten kannst

Kannst du zu einem Kundengespräch gehen und bereits wissen, wohin die Stunden gingen?

• Laufende Summe je Auftrag: So vergleichst du während des Monats verwendete Stunden mit dem Retainerkontingent.
• Notizen, die du zeigen würdest: Passt ein Eintrag unverändert in eine Kundenübersicht, erfüllt das Protokoll zwei Zwecke.
• Leichte Berichtigungen: So korrigierst du einen Timer, den du beim Kundengespräch vergessen hast.
• Bezeichnungen nach deinem Angebot: Eine Ebene für den Kunden, eine für den Auftrag. Teste die Einrichtung mit einem kurzen Beratungsgespräch, bevor du dich festlegst.
• Offline-Erfassung: Wenn du beim Kunden, im Zug oder an Orten mit möglichem Verbindungsabbruch arbeitest.
• Ein einfacher CSV-Export, damit das Protokoll mit dir gehen kann, wenn ein Kunde oder deine Buchhaltung danach fragt.

Konzentriere dich für dieses Protokoll auf Stunden und Arbeitsnotizen. Screenshots und Aktivitätswerte ersetzen keine Erklärung der Kundenarbeit.

So nutzt du TimeRetain

Kundennamen und Sätze sind sensibel. TimeRetain hält das Hauptprotokoll ohne Konto auf deinem Gerät. Die optionale Synchronisierung speichert eine verschlüsselte Kopie auf den Servern von TimeRetain.

Fasse Kundenarbeit zusammen und sieh die Summe je Auftrag. Wenn ein Retainer knapp wirkt, kannst du die Stunden dahinter sehen und nachlesen, was sie abdeckten.

Nimm dieses Protokoll ins nächste Kundengespräch. Erkläre damit, was der Monat abdeckte und ob der nächste Monat einen anderen Umfang braucht.

Beginne mit einem Kunden

Erfasse eine Woche lang einen Kunden: Auftrag, Beginn, Ende und eine einzeilige Ergebnisnotiz. Starte den Timer, wenn die Arbeit beginnt. Stoppe ihn beim Wechsel, auch wenn du zu interner Arbeit übergehst.

Lies die Woche danach durch. Kannst du die Stunden erklären? Passt der Retainer noch? Wenn eine Notiz den Kunden verwirren würde, verbessere sie vor der nächsten Woche.