Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden

Abrechenbar ist Arbeit, für die du mit deinem Kunden eine gesonderte Zeitvergütung vereinbart hast. Nicht abrechenbar ist Arbeit ohne Kundenvergütung. Festpreisaufträge und Retainer zum Festpreis bekommen eine dritte Kategorie, damit du ihren Preis mit deinem Zeitaufwand vergleichen kannst.

Halte diese Kategorien getrennt, wenn alle drei bei dir vorkommen. Abrechenbare Stunden bilden die Grundlage einer Stundenrechnung. Im Preis enthaltene Stunden zeigen, was ein Festpreis oder Retainer zum Festpreis abdeckt. Nicht abrechenbare Stunden zeigen, was dein Stundensatz mittragen muss. Erfasst du nur Rechnungsstunden, verschwindet der Rest deiner Arbeitswoche aus der Berechnung.

Dieser Artikel richtet sich an Menschen, die ihre eigene Arbeit abrechnen und den Umsatz mit ihrer gesamten Arbeitswoche vergleichen wollen.

Was als abrechenbar zählt

Ein Stundenhonorar kann die eigentliche Projektarbeit abdecken: Entwürfe, Kundengespräche, Änderungen oder Recherche. Dieselbe Aufgabe kann stattdessen Teil eines Festpreisprojekts sein. Kläre vor Arbeitsbeginn mit dem Kunden, welche Aufgaben du getrennt berechnest und welche im Festpreis enthalten sind.

Was nicht abrechenbar ist

Nicht abrechenbare Stunden sind echte Arbeit, für die kein Kunde direkt zahlt:

• Angebote und Kostenvoranschläge schreiben
• Rechnungen stellen, Buchhaltung führen und Zahlungen nachverfolgen
• Marketing betreiben, Kontakte pflegen und das Portfolio aktualisieren
• Kostenlose Erstgespräche führen, ob der Interessent danach einen Auftrag erteilt oder nicht
• Etwas lernen, das kein Kunde beauftragt hat
• Tools einrichten und Verwaltungsaufgaben erledigen

„Nicht abrechenbar“ bedeutet nicht „freiwillig“. Es bedeutet, dass der Kunde diese Stunde nicht bezahlt. Du hast sie trotzdem gearbeitet.

Grenzfälle einordnen

Entscheide, welche Stunden du als eigenen Posten berechnen willst, welche zum Festpreis gehören und welche ohne Kundenvergütung bleiben. Halte diese Kategorien in deinem Protokoll fest.

Ein kostenloses Kennenlerngespräch gehört zur Arbeit ohne Kundenvergütung. Ein nach Stunden bezahlter Workshop ist ein eigener Rechnungsposten. Ein Workshop zum Festpreis bleibt Teil dieses Preises. Besprich vor Arbeitsbeginn mit dem Kunden, wie du Fahrt, Recherche und Änderungen berechnest, und ordne die Stunden entsprechend ein.

Erfasse Nacharbeit getrennt, ob du sie berechnest oder nicht. Zusätzliche Zeit ohne zusätzliches Honorar senkt den Umsatz des Auftrags pro Stunde. Wird jede Stunde zum gleichen Satz berechnet, verändern zusätzliche berechnete Stunden diesen Satz nicht.

Was die Kategorien zeigen

In dieser hypothetischen Woche berechnest du 25 Stunden zu je $80. Das ergibt $2.000. Zähle dazu die 15 Stunden für Angebote, Rechnungen und unbezahlte Folgearbeit.

Du hast 40 Stunden gearbeitet und $2.000 berechnet. Das sind $50 berechneter Umsatz pro Arbeitsstunde, obwohl dein Rechnungsstundensatz $80 war. Bleibt die Rechnung unbezahlt, kann der tatsächlich eingegangene Umsatz niedriger sein.

Festpreisarbeit braucht eine eigene Prüfung. Angenommen, ein Projekt kostet $1.200 und dein Protokoll zeigt 20 Stunden Projektarbeit. Das sind $60 pro Arbeitsstunde, weniger als dein Stundensatz von $80, und unbezahlte Stunden drumherum sind noch nicht mitgezählt. Wären diese 20 Stunden in einer der anderen Summen untergegangen, hättest du diese Lücke nicht gesehen.

Die $50 sind Umsatz vor Betriebskosten und persönlichen Rücklagen. Du könntest deinen Kundensatz so festlegen, dass er diese Kosten und die Arbeit ohne direkte Vergütung abdeckt. Der Rechner für freiberufliche Stundensätze hilft dir, diesen Zielsatz festzulegen.

Nutze die Summen, um zu entscheiden, was du ändern kannst:

1. Decken dein Satz oder ein Festpreis den Aufwand nicht, erwäge, beim nächsten Mal höher anzubieten.
2. Verringere vermeidbare unbezahlte Arbeit, etwa wiederholte Tool-Einrichtung, und lasse Zeit für notwendige Verwaltung.
3. Begrenze wiederholte unbezahlte Folgearbeit bei Interessenten, die kein Interesse zeigen.
4. Frage bei überfälligen Rechnungen nach.

Wenn du Stunden rabattierst oder abschreibst, halte ihre Summe getrennt von den berechneten Stunden.

Wenn du allein arbeitest, lautet die Frage: Wie viel meiner Arbeitswoche haben Kunden gekauft, und deckt mein Satz den Rest?

Wo TimeRetain hilft

Mit TimeRetain siehst du, wie viel Zeit ein Kunde beansprucht, einschließlich der Arbeit ohne Vergütung. Ein Protokoll über Projektarbeit, Änderungen und Folgearbeit hilft dir, den gesamten Auftrag zu beurteilen, bevor du den nächsten Auftrag anbietest.

Behalte auch deine allgemeine Verwaltung und dein Marketing im Blick. Diese Stunden erklären, warum ein Kundensatz von $80 keine $80 für jede Arbeitsstunde bedeutet.

Das Hauptprotokoll bleibt auf deinem Gerät, und du brauchst kein Konto. Die optionale Synchronisierung speichert eine verschlüsselte Kopie auf den Servern von TimeRetain.