Horas facturables y no facturables: qué registrar

Las horas facturables son trabajo que el cliente acepta pagar como un cargo de tiempo independiente. Usa «no facturable» para el trabajo sin un cargo al cliente. Mantén una tercera categoría para el trabajo a precio fijo y las cuotas mensuales fijas, así podrás comparar el precio con las horas empleadas.

Separa las tres categorías si tu trabajo las incluye. Las horas facturables alimentan la factura por horas. Las cubiertas por un precio fijo muestran qué compró ese importe. Las no facturables muestran qué debe cubrir tu tarifa. Si solo registras las horas de la factura, el resto de la semana desaparece del cálculo.

Este artículo es para quien factura su propio trabajo y quiere comparar los ingresos con toda su semana laboral.

Qué cuenta como facturable

Un cargo por horas puede cubrir entregables: redacción, llamadas, revisiones o investigación. La misma tarea puede estar incluida en un proyecto a precio fijo. Antes de empezar, acuerda qué tareas cobrarás aparte y cuáles incluye el precio fijo.

Qué cuenta como no facturable

Las horas no facturables son trabajo real que ningún cliente paga directamente:

• Preparar propuestas y presupuestos
• Facturar, llevar la contabilidad y reclamar pagos
• Hacer marketing, contactos y actualizar el portafolio
• Llamadas iniciales gratuitas, contraten o no los posibles clientes
• Aprender algo que ningún cliente pidió
• Configurar herramientas y hacer tareas administrativas

«No facturable» no significa «opcional». Significa que el cliente no paga esa hora. Tú sí la empleaste.

Aclara los casos dudosos

Decide qué horas cobrarás aparte, cuáles forman parte de un precio fijo y cuáles no tienen un cargo al cliente. Conserva esas categorías en el registro.

Una llamada inicial gratuita corresponde al trabajo sin cargo. Un taller pagado por horas tiene un cargo independiente. Si se vende a precio fijo, queda dentro de ese precio. Habla con el cliente de los cargos por desplazamientos, investigación y revisiones antes de empezar, y clasifica las horas según lo acordado.

Registra las correcciones por separado, las factures o no. Reducen los ingresos por hora del encargo cuando añaden tiempo sin un cargo adicional. Si todas las horas se cobran a la misma tarifa, facturar más horas no cambia esa tarifa.

Qué te dicen las categorías

En esta semana hipotética facturas 25 horas a $80: $2.000. Luego cuenta las 15 horas empleadas en propuestas, facturas y seguimientos sin cobrar.

Trabajaste 40 horas para una factura de $2.000. Son $50 de ingresos facturados por hora de trabajo, aunque la tarifa de la factura fuera $80. Lo que cobres puede ser menor si la factura queda impagada.

El trabajo a precio fijo necesita su propia comprobación. Supón que un proyecto se vende por $1.200 y tu registro muestra 20 horas de entrega. Son $60 por hora de entrega, menos que tu tarifa de $80, antes de contar las horas sin cobrar que lo rodean. Si esas 20 horas se mezclaran con cualquiera de los otros totales, no verías esa diferencia.

Esos $50 son ingresos antes de gastos del negocio y reservas personales. Podrías fijar tu tarifa para cubrir esos importes y el trabajo que no cobras directamente. La calculadora de tarifas freelance te ayuda a fijar ese objetivo.

Usa los totales para decidir qué puedes cambiar:

1. Si la tarifa o un precio fijo no cubre el trabajo, considera presupuestar más alto la próxima vez.
2. Reduce trabajo gratuito evitable, como configurar herramientas una y otra vez, sin quitar tiempo a la administración necesaria.
3. Limita los seguimientos gratuitos repetidos cuando un posible cliente no muestra interés.
4. Reclama las facturas vencidas.

Si descuentas horas o renuncias a cobrarlas, guarda esos totales aparte de las horas facturadas.

Para quien trabaja por su cuenta, la pregunta es: ¿qué parte de mi semana compraron los clientes y cubre mi tarifa el resto?

Dónde encaja TimeRetain

Usa TimeRetain para ver cuánto tiempo requiere un cliente, incluido el trabajo que no cobras. Un registro de entregables, revisiones y seguimientos ayuda a evaluar el encargo completo antes de presupuestar el siguiente.

Conserva también una vista de la administración general y el marketing. Esas horas explican por qué una tarifa de $80 no significa cobrar $80 por cada hora trabajada.

El registro principal permanece en tu dispositivo y no necesitas cuenta. La sincronización opcional guarda una copia cifrada en los servidores de TimeRetain.