Controle de tempo para arquitetos independentes

O controle de tempo mostra o que um projeto de arquitetura realmente exige, incluindo a visita extra ou a terceira versão da cozinha.

Você não envia o registro a um chefe. Guarda para que os extras ainda tenham data quando precisar consultar.

Este guia é para arquitetos independentes ou escritórios pequenos onde cada pessoa mantém seu registro. Você pode usar etapas sem assumir aprovações de folhas de horas de funcionários.

O que o preço sozinho não mostra

Você pode cobrar um percentual da construção, preço fixo, por hora com limite ou uma combinação: preço fixo na fase de projeto e por hora quando a obra começa. O preço sozinho não diz quantas horas gastou.

O valor efetivo por hora é o preço dividido pelo tempo gasto, antes dos custos indiretos. O registro fornece as horas. Um preço fixo já é conhecido. Um percentual depende do custo da construção.

Uma visita de duas horas leva mais que duas se também dirige, escreve notas e acompanha pendências. Conte isso também.

Uma visita extra pode sumir num total de acompanhamento de obra. Uma cozinha já concluída pode precisar de novo desenho. Nada disso aparece se você só tem o preço.

O que colocar em cada entrada

Use categorias simples o suficiente para usar na obra.

É parecido com o controle manual de qualquer profissional independente, com uma regra para arquitetura: não coloque tudo em acompanhamento de obra. A categoria identifica uma etapa, mas não o que aconteceu naquele dia.

Duas categorias permitem filtrar projeto e atividade. Uma identifica o projeto. A outra identifica o trabalho para somar, por exemplo, visitas de todos os serviços.

Comece com o projeto e dois tipos de trabalho: Extra e Visita. Acrescente estudo preliminar, anteprojeto e projeto executivo se precisar desses totais. Use Extra para trabalho fora do plano original.

Um dia que faz sentido em outubro

Veja um dia hipotético:

A linha da cozinha identifica o extra. Dá uma revisão específica para discutir com o proprietário ou incluir no próximo orçamento.

Escolha se inclui deslocamento na visita ou cria entrada própria. Mantenha o critério em todo o projeto para comparar visitas.

Separe chamada e modelagem quando quiser comparar atividades. Um total por projeto continua útil se é tudo de que precisa.

Para que usar o registro

Contar visitas. Filtre as visitas do projeto e leia as linhas. Imagine que planejou seis. Se a próxima visita passar desse número, você poderia levar as visitas extras ao proprietário antes da viagem, e não depois.

Ver extras. Identifique o que não estava previsto: revisão tardia, visita rápida que virou uma noite ou comentários inesperados sobre a licença da obra. Extra mostra quanto tempo o plano deixou de prever.

Conferir o preço. Num projeto concluído, consulte o total completo. Divida o preço pelas horas. Se um serviço de US$ 28.000 levou 280 horas, são US$ 100 por hora antes dos custos indiretos. Se parte do preço paga consultores, como um engenheiro de estruturas, subtraia essa parte primeiro, ou o valor vai parecer melhor do que é.

No próximo parecido, ajuste as horas às diferenças de escopo e complexidade. Você poderia multiplicar essa estimativa pela meta por hora como ponto de partida para o preço. Escolha uma meta que cubra custos e remuneração. A US$ 150 por hora, 280 horas dariam US$ 42.000.

Registre no celular, organize na mesa

1. Comece junto com o trabalho. Escolha projeto, inicie e escreva uma nota provisória. Não interrompa o desenho para aperfeiçoar o texto.
2. Pare ao mudar. Separe projetos. No mesmo projeto, dê entrada própria a chamadas e extras quando quiser comparar. Pequenas interrupções podem ficar no bloco do mesmo projeto.
3. Identifique extras enquanto lembra. No mês seguinte, talvez não lembre por que estavam fora do plano.
4. Filtre semanalmente. Visitas desse projeto. Extras de todos. Horas até agora comparadas ao que o preço comporta.

Se esquecer, procure pistas: relatório de campo, PDFs enviados, horários de emails e fotos do celular. Ajudam a estimar, mas não estabelecem todo início e fim.

Você não precisa de um sistema de grande empresa

Para um escritório individual, procure um cronômetro que você inicia na garagem, antes da visita, poucas categorias e correções fáceis. CSV dá linhas para compartilhar com proprietário ou contador.

Software de folhas de horas de funcionários e cobrança compartilhada pode exigir preparação desnecessária. Registro automático só do computador não captura uma visita com o computador fechado. Uma ferramenta que exige internet não funciona num porão sem sinal.

Se você quer um registro privado, confira onde o cronômetro guarda nomes de clientes, notas e valores por hora.

Onde o TimeRetain entra

O TimeRetain é um cronômetro manual para reunir horas e notas de cada projeto. Se o proprietário pergunta sobre extras, encontre a visita ou revisão e veja quanto levou.

Sem conta. O registro principal fica no dispositivo. A sincronização opcional guarda uma cópia criptografada nos servidores do TimeRetain.

Ao concluir, compare as horas com o preço. Use o aprendizado na estimativa do próximo projeto parecido.

Guarde um registro claro da próxima visita à obra.

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Comece por um projeto

Por uma semana, registre um serviço: projeto, início, fim, nota de uma linha e Extra para trabalho fora do preço. Se inclui deslocamento, comece ao sair. Caso contrário, dê entrada própria ao trajeto e inicie a visita ao chegar.

Depois releia. Conte visitas. Some extras. Divida o preço por todas as horas ao concluir, não só pelas horas desta semana.

Se trabalho imprevisto ou visitas levaram mais tempo, você poderia conversar sobre o que falta e o orçamento com o proprietário enquanto o projeto está aberto. Use essas horas na estimativa dos mesmos tipos de trabalho no próximo projeto.