Zeiterfassung für Architekten: Projekte prüfen

Zeiterfassung zeigt, was ein Architekturauftrag wirklich braucht, einschließlich des zusätzlichen Baustellenbesuchs oder der dritten Küchenvariante.

Dieses Protokoll schickst du nicht an einen Chef. Du behältst es, damit die Zusatzarbeiten noch ein Datum haben, wenn du sie brauchst.

Dieser Leitfaden richtet sich an allein arbeitende Architekten oder kleine Büros, in denen jede Person ihr eigenes Protokoll führt. Du kannst Planungsphasen benennen, ohne Mitarbeiterstundenzettel freizugeben.

Was das Honorar allein nicht zeigt

Vielleicht berechnest du einen Anteil der Bausumme, einen Festpreis, Stunden bis zu einer Obergrenze oder eine Mischung: Festpreis während der Planung, Stunden nach Baubeginn. Das Honorar allein sagt nicht, wie viele Stunden die Arbeit gebraucht hat.

Der effektive Satz ist das Honorar geteilt durch deinen Zeitaufwand, vor Gemeinkosten. Der Tracker liefert die Stunden. Einen Festpreis kennst du bereits. Ein prozentualer Anteil der Bausumme wartet auf diese Summe.

Ein zweistündiger Baustellenbesuch braucht mehr als zwei Stunden, wenn du auch hinfährst, Notizen schreibst und nachbereitest. Zähle diese Stunden ebenfalls.

Ein zusätzlicher Besuch kann in einem Stapel „Bauüberwachung“ verschwinden. Eine bereits fertige Küche braucht vielleicht eine neue Zeichnung. All das bleibt unsichtbar, wenn du nur das Honorar kennst.

Welche Angaben in jeden Eintrag gehören

Halte die Bezeichnungen so einfach, dass du sie auf der Baustelle nutzt.

Das entspricht weitgehend manueller Zeiterfassung in jedem kleinen Büro. Eine Regel ist für Architekten besonders wichtig: Wirf nicht alles in „Bauüberwachung“. Die Bauüberwachung nennt eine Phase, aber nicht das Geschehen an diesem Tag.

Zwei Arten von Bezeichnungen decken die spätere Suche ab. Die eine sagt, zu welchem Projekt die Arbeit gehört. Die andere nennt die Art der Arbeit, sodass du etwa Baustellenbesuche über alle Aufträge hinweg summieren kannst.

Beginne mit dem Projekt und zwei Arten von Arbeit: Zusatz und Baustellenbesuch. Ergänze Vorentwurf, Entwurfsplanung und Ausführungsplanung später, wenn du diese Summen brauchst. Markiere ungeplante Arbeit als Zusatz.

Ein Tag, der im Oktober noch verständlich ist

Ein hypothetischer Tag:

Die Küchenzeile nennt die Zusatzarbeit. Damit hast du eine konkrete Änderung für ein Gespräch mit dem Bauherrn oder das nächste Angebot.

Entscheide, ob die Fahrt zur Besuchszeit gehört oder einen eigenen Eintrag bekommt. Bleib während des Projekts bei derselben Methode, damit du die Besuche vergleichen kannst.

Trenne einen Anruf des Bauunternehmens von der Modellierung, wenn du die Tätigkeiten vergleichen willst. Eine Projektsumme bleibt brauchbar, wenn du nur diese brauchst.

Wozu du das Protokoll nutzt

Besuche zählen. Filtere ein Projekt nach Baustellenbesuchen und prüfe die Einträge. Angenommen, du hast sechs Besuche eingeplant. Würde der nächste Besuch darüber hinausgehen, könntest du die zusätzlichen Besuche vor der Fahrt mit dem Bauherrn ansprechen statt danach.

Zusatzarbeit sehen. Markiere Arbeit außerhalb des ursprünglichen Plans: eine späte Änderung, eine kurze Prüfung, die den Abend füllt, oder unerwartete Genehmigungsrückfragen. „Zusatz“ zeigt die Zeit, die im Plan fehlte.

Honorar prüfen. Öffne nach Projektabschluss die gesamte Projektsumme. Teile das vereinbarte Honorar durch diese Stunden. Ein Auftrag für $28.000 mit 280 Stunden ergibt $100 pro Stunde vor Gemeinkosten. Bezahlt ein Teil des Honorars Fachplaner, etwa einen Tragwerksplaner, ziehe ihren Anteil zuerst ab, sonst sieht der Wert besser aus, als er ist.

Passe die Stunden beim nächsten ähnlichen Auftrag an Umfang und Komplexität an. Du könntest die Schätzung als Ausgangspunkt mit deinem Zielsatz multiplizieren. Wähle einen Zielsatz, der Betriebskosten und deine Bezahlung deckt. Bei $150 pro Stunde kämen 280 Stunden auf $42.000.

Auf dem Handy erfassen, am Schreibtisch bereinigen

1. Starte den Timer, wenn die Arbeit beginnt. Wähle das Projekt, starte den Timer und schreibe eine grobe Notiz. Unterbrich die Zeichnung nicht für die perfekte Formulierung.
2. Stoppe beim Wechsel. Halte Projekte getrennt. Gib innerhalb eines Projekts einem Anruf oder Zusatzarbeit einen eigenen Eintrag, wenn du diese Stunden vergleichen willst. Kleine Unterbrechungen für dasselbe Projekt können im Block bleiben.
3. Markiere den Zusatz, solange du noch weißt, dass die Arbeit Zusatz war. Nächsten Monat erinnerst du dich vielleicht nicht mehr, warum die Stunden außerhalb des Plans lagen.
4. Filtere einmal wöchentlich. Baustellenbesuche dieses Projekts, Zusatz über alle Projekte und die bisherigen Stunden im Vergleich zu dem, was das Honorar tragen kann.

Vergisst du einen Timer, suche Anhaltspunkte: Baustellenbericht, versendete PDFs, E-Mail-Zeitstempel und Fotos auf dem Handy. Sie helfen, einen fehlenden Block zu schätzen, legen aber nicht jeden Beginn und jedes Ende fest.

Du brauchst keine Software für große Büros

Achte im Ein-Personen-Büro auf einen Timer, den du in der Einfahrt startest, wenige Bezeichnungen und Korrekturen für unübersichtliche Tage. CSV-Export liefert Zeilen für Bauherrn oder Buchhaltung.

Software für Mitarbeiterstundenzettel und gemeinsame Abrechnung kann unnötige Einrichtung verlangen. Automatische Erfassung allein anhand von Laptopaktivität erfasst keinen Baustellenbesuch bei geschlossenem Laptop. Ein Tracker mit notwendiger Netzwerkverbindung läuft nicht im Keller ohne Empfang.

Willst du ein privates Protokoll, prüfe, wo der Tracker Kundennamen, Notizen und Sätze speichert.

So nutzt du TimeRetain

TimeRetain ist ein manueller Timer, der Stunden und Notizen eines Auftrags zusammenhält. Bei einer Frage zur Zusatzarbeit findest du Besuch oder Änderung samt Dauer wieder.

Du brauchst kein Konto. Das Hauptprotokoll bleibt auf deinem Gerät. Aktivierst du die optionale Synchronisierung, speichert TimeRetain eine verschlüsselte Kopie auf seinen Servern.

Vergleiche nach Abschluss die Stunden mit deinem Honorar. Nutze die Erkenntnisse für die Schätzung des nächsten ähnlichen Projekts.

Halte deinen nächsten Baustellenbesuch klar fest.

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Beginne mit einem Projekt

Erfasse eine Woche lang nur einen Auftrag: Projekt, Beginn, Ende, eine kurze Notiz und die Bezeichnung „Zusatz“, wenn die Arbeit nicht im Honorar enthalten war. Gehört die Fahrt zum Besuch, starte bei der Abfahrt. Sonst bekommt die Fahrt einen eigenen Eintrag und der Baustellenbesuch beginnt vor Ort.

Lies das Protokoll danach durch. Zähle Besuche und addiere Zusatzstunden. Teile das Honorar nach Abschluss durch alle Projektstunden, nicht nur durch die dieser Woche.

Wenn ungeplante Arbeit oder Besuche mehr Zeit brauchten als erwartet, könntest du verbleibende Arbeit und Budget mit dem Bauherrn durchgehen, solange der Auftrag offen ist. Nutze diese Stunden, wenn du dieselbe Arbeit im nächsten Projekt schätzt.