Suivi du temps en architecture : ce que ça prend

Le suivi du temps montre ce qu’un projet d’architecture demande réellement, y compris la visite de chantier supplémentaire ou la troisième version de la cuisine.

Vous ne remettez pas ce relevé à un responsable. Vous le gardez pour que les ajouts aient encore une date lorsque vous en avez besoin.

Ce guide s’adresse à un architecte indépendant ou à un petit studio où chacun garde son propre relevé. Vous pouvez nommer les phases sans adopter un système de validation des heures du personnel.

Ce que les honoraires ne montrent pas

Vous facturez peut-être un pourcentage du coût des travaux, un forfait, des heures plafonnées ou un mélange : forfait pendant la conception, puis à l’heure une fois le chantier commencé. Le montant seul ne dit pas combien d’heures le travail a pris.

Le taux effectif est le montant divisé par le temps passé, avant frais généraux. Le relevé donne les heures. Le forfait est déjà connu. Un pourcentage du coût des travaux dépend de ce coût.

Une visite de deux heures en prend davantage si vous conduisez, rédigez des notes et faites un suivi. Comptez aussi ces heures.

Une visite supplémentaire peut se perdre dans le total du suivi de chantier. Une cuisine déjà terminée peut demander un nouveau dessin. Rien de cela n’apparaît si vous ne connaissez que les honoraires.

Ce qu’il faut noter

Gardez des catégories assez simples pour les utiliser sur place.

Cela ressemble au suivi manuel du temps, avec une règle propre à l’architecture : ne mettez pas tout dans « suivi de chantier ». Le nom désigne une phase, pas ce qui s’est passé ce jour-là.

Deux types de catégories permettent de consulter les heures par projet et par activité. L’un dit à quel projet appartient le travail. L’autre permet de totaliser les visites sur tous les projets.

Commencez par le projet et deux types de travail : Ajout et Visite. Ajoutez Esquisse, Développement de la conception et Documents de construction si ces totaux vous servent. Utilisez Ajout pour le travail hors du plan initial.

Une journée encore compréhensible en octobre

Voici une journée fictive :

La ligne sur la cuisine nomme l’ajout. Vous avez une révision précise à discuter avec le propriétaire ou à prévoir dans le prochain devis.

Choisissez d’inclure le trajet dans la visite ou de lui donner une entrée distincte. Gardez la même méthode pendant le projet pour comparer les visites.

Séparez l’appel de la modélisation si vous voulez comparer ces activités. Un seul total par projet reste utile si cela vous suffit.

À quoi sert ce relevé

Compter les visites. Regardez celles d’un projet. Si vous en aviez prévu six et que la prochaine visite dépassait ce nombre, vous pourriez parler des visites supplémentaires avec le propriétaire avant le déplacement plutôt qu’après.

Voir les ajouts. Repérez le travail absent du plan initial : révision tardive, vérification rapide devenue une soirée ou remarques inattendues sur le permis. Le total Ajout montre le temps que le plan n’avait pas prévu.

Évaluer les honoraires. À la fin du projet, divisez les honoraires convenus par toutes ses heures. Un projet à 28 000 $ qui prend 280 heures représente 100 $ l’heure avant frais généraux. Si une partie des honoraires rémunère des consultants, comme un ingénieur structure, soustrayez d’abord leur part, sinon le chiffre paraîtra meilleur qu’il ne l’est.

Pour un projet similaire, adaptez les heures au périmètre et à la complexité. Vous pourriez multiplier l’estimation par votre tarif cible comme point de départ des honoraires. Choisissez un tarif qui couvre les frais professionnels et votre rémunération. À 150 $ l’heure, 280 heures représenteraient 42 000 $.

Noter au téléphone, relire au bureau

1. Démarrez au début du travail. Choisissez le projet, lancez le chronomètre et écrivez une note provisoire. N’interrompez pas le dessin pour peaufiner les mots.
2. Arrêtez quand vous passez à autre chose. Séparez les projets. Dans un projet, donnez à un appel ou un ajout sa propre entrée si vous voulez comparer ces heures. Une très courte interruption liée à la tâche peut rester dans la même plage.
3. Marquez les ajouts tant que vous vous en souvenez. Le mois prochain, vous ne saurez peut-être plus pourquoi ils étaient hors du plan.
4. Relisez chaque semaine. Vérifiez les visites sur ce projet, les ajouts sur tous les projets et les heures cumulées comparées à ce que les honoraires peuvent absorber.

Si vous oubliez le chronomètre, cherchez des indices : rapport de visite, PDF envoyés, e-mails et photos du téléphone. Ils peuvent aider à estimer une plage, mais ne prouvent pas toutes les heures de début et de fin.

Pas besoin d’un système de cabinet

Pour une personne seule, cherchez un chronomètre que vous démarrerez dans l’allée avant la visite, quelques catégories et des corrections faciles. Un export CSV donne des lignes à partager avec le propriétaire ou le comptable.

Les outils centrés sur les feuilles du personnel et la facturation commune peuvent ajouter une préparation inutile. Un suivi automatique fondé uniquement sur l’activité de l’ordinateur ne note pas une visite quand celui-ci est fermé. Un outil exigeant une connexion ne fonctionne pas dans un sous-sol sans réseau.

Pour un relevé privé, regardez où sont conservés les noms des clients, les notes et les tarifs.

La place de TimeRetain

TimeRetain est un chronomètre manuel qui réunit les heures et notes de chaque projet. Si le propriétaire questionne un ajout, vous retrouvez la visite ou la révision et sa durée.

Aucun compte nécessaire. Le relevé principal reste sur votre appareil. La synchronisation facultative conserve une copie chiffrée sur les serveurs de TimeRetain.

Une fois le projet terminé, comparez les heures aux honoraires. Utilisez ce constat pour estimer le prochain projet similaire.

Gardez un relevé clair de votre prochaine visite de chantier.

Ouvrir l’application →

Commencer par un projet

Pendant une semaine, suivez un projet : nom, début, fin, note d’une ligne et l’étiquette Ajout pour le travail non compris dans le prix. Si le trajet fait partie de la visite, commencez au départ. Sinon, notez-le séparément et commencez la visite sur place.

Relisez ensuite. Comptez les visites, additionnez les ajouts et divisez les honoraires par le total des heures une fois le projet terminé, pas seulement celles de la semaine.

Si le travail imprévu ou les visites dépassent les attentes, vous pourriez discuter du travail restant et du budget avec le propriétaire pendant que le projet est ouvert. Utilisez ces heures pour estimer les mêmes types de travail sur le suivant.