Arkitekters tidsregistrering: kend opgavens timer

Tidsregistrering hjælper dig med at se, hvad en arkitektopgave reelt kræver, inklusive det ekstra byggepladsbesøg eller det tredje køkkendesign.

Du sender ikke loggen til en chef. Du beholder den, så ekstraarbejdet stadig har en dato, når du får brug for den.

Guiden er til en selvstændig arkitekt eller en meget lille tegnestue, hvor hver person fører sin egen log. Du kan bruge fasebetegnelser uden godkendelse af personaletimesedler.

Hvad honoraret alene ikke viser

Du kan tage en procentdel af byggeomkostningen, en fast pris, timebetaling med loft eller en blanding: fast pris under projektering og timer, når byggeriet begynder. Honoraret alene fortæller ikke, hvor mange timer arbejdet tog.

Den effektive timepris er honoraret divideret med den brugte tid, før driftsudgifter. Værktøjet giver timerne. En fast pris kender du allerede. Et procenthonorar af byggeomkostningen afhænger af den omkostning.

Et byggepladsbesøg på to timer tager mere end to timer, hvis du også kører dertil, skriver feltnoter og følger op. Medregn de timer.

Et ekstra besøg kan forsvinde i én bunke mærket »CA« for opfølgning under byggeriet. Et køkken, du allerede afsluttede, kan kræve nye tegninger. Intet af det ses, hvis det eneste tal, du har, er honoraret.

Hvad du sætter på hver post

Hold betegnelserne enkle nok til, at du bruger dem på byggepladsen.

Det ligner manuel tidsregistrering i enhver lille virksomhed, med én særlig regel for arkitekter: Læg ikke alt i »opfølgning under byggeri«. CA angiver en fase, men fortæller ikke, hvad der skete den dag.

To slags betegnelser lader dig filtrere efter projekt og aktivitet. Den ene angiver projektet. Den anden angiver arbejdets art, så du kan lægge byggepladsbesøg sammen på tværs af opgaver.

Begynd med projektet og to slags arbejde: ekstraarbejde og byggepladsbesøg. Tilføj skitseprojekt, projektudvikling og byggetegninger senere, hvis du har brug for de summer. Mærk arbejde uden for den oprindelige plan som Ekstra.

En dag, der stadig giver mening i oktober

Her er en tænkt dag:

Køkkenlinjen angiver ekstraarbejdet. Den giver en konkret ændring at tale med bygherren om eller medregne i næste tilbud.

Vælg, om kørslen skal indgå i besøget eller have sin egen post. Brug samme metode gennem projektet, så besøgene kan sammenlignes.

Hold et entreprenøropkald adskilt fra modellering, når du vil sammenligne aktiviteterne. Én projektsum er stadig nyttig, hvis det er alt, du behøver.

Hvad loggen skal bruges til

Tæl besøgene. Filtrér ét projekt på byggepladsbesøg, og se på rækkerne. Forestil dig, at du planlagde seks besøg. Hvis næste besøg ville gå ud over det antal, kunne du tage de ekstra besøg op med bygherren før turen i stedet for bagefter.

Se ekstraarbejdet. Mærk opgaver uden for den oprindelige plan: en sen ændring, et hurtigt kig, der tog en hel aften, eller uventede kommentarer til en tilladelse. Så ser du, hvor mange timer planen overså.

Kontrollér honoraret. Åbn den fulde projektsum for et afsluttet projekt. Divider det aftalte honorar med timerne. Tog en opgave til 28.000 $ 280 timer, svarer honoraret til 100 $ i timen før driftsudgifter. Betaler en del af honoraret rådgivere, for eksempel en statiker, så træk deres andel fra først, ellers ser tallet bedre ud, end det er.

Til næste lignende opgave tilpasser du timerne efter forskelle i omfang og kompleksitet. Du kunne gange skønnet med din ønskede timepris som et udgangspunkt for honoraret. Vælg et mål, der dækker virksomhedens udgifter og din løn. Ved 150 $ i timen ville 280 timer give 42.000 $.

Registrer på telefonen, og ryd op ved skrivebordet

1. Start, når arbejdet begynder. Vælg projekt, start stopuret, og skriv en foreløbig note. Stop ikke tegnearbejdet for at gøre ordene perfekte.
2. Stop, når du skifter. Hold forskellige projekter adskilt. Inden for et projekt får et opkald eller ekstraarbejde sin egen post, når du vil sammenligne de timer. Små afbrydelser på samme projekt kan blive i blokken.
3. Mærk ekstraarbejde, mens du husker det. Næste måned husker du måske ikke, hvorfor det lå uden for planen.
4. Filtrér én gang om ugen. Besøg på denne opgave. Ekstraarbejde på tværs af opgaver. Timerne indtil nu over for det, honoraret kan bære.

Glemmer du et stopur, så se efter spor: byggepladsrapporten, afsendte PDF’er, e-mailtidspunkter og billeder på telefonen. De kan hjælpe med at anslå en manglende blok, men fastslår ikke alle start- og sluttider.

Du behøver ikke et system til store tegnestuer

En tegnestue med én person har brug for et stopur, du faktisk starter i indkørslen, nogle få tags, rettelser når dagen blev rodet og en CSV-liste, når bygherren eller revisoren vil se rækkerne.

Software med personaletimesedler og fælles fakturering kan kræve opsætning, en selvstændig ikke behøver. Automatisk registrering alene ud fra computeraktivitet registrerer ikke et byggepladsbesøg, mens computeren er lukket. Et værktøj, der kræver netværk, virker ikke i en kælder uden signal.

Vil du have en privat log, så undersøg, hvor værktøjet gemmer kundenavne, noter og priser.

Hvor TimeRetain passer ind

TimeRetain er et manuelt stopur, der samler hver opgaves timer og noter. Spørger en bygherre til ekstraarbejde, kan du finde besøget eller ændringen og se, hvor længe den tog.

Du behøver ingen konto. Den primære registrering bliver på din enhed. Slår du valgfri synkronisering til, gemmer TimeRetain en krypteret kopi på sine servere.

Når opgaven er afsluttet, sammenligner du timerne med honoraret. Brug det, du lærer, når du anslår næste lignende projekt.

Gem en tydelig registrering af dit næste byggepladsbesøg.

Åbn appen →

Begynd med ét projekt

Registrer én opgave i en uge: projekt, start, stop, en note på én linje og tagget Ekstra, når arbejdet ikke var i honoraret. Hvis transport indgår i besøget, starter du ved afgang. Ellers får kørslen sin egen post, og besøgets post starter, når besøget begynder.

Læs derefter loggen. Tæl besøgene. Læg Ekstra sammen. Divider honoraret med alle projekttimerne, når opgaven er afsluttet, ikke kun denne uges timer.

Hvis uventet arbejde eller besøg tog længere end ventet, kunne du gennemgå det resterende arbejde og budget med bygherren, mens opgaven stadig er åben. Brug timerne til at anslå samme slags arbejde på næste projekt.