Arkkitehdin ajanseuranta: työn todellinen kesto

Ajanseuranta näyttää arkkitehtityön todellisen ajantarpeen, myös ylimääräisen työmaakäynnin ja kolmannen keittiösuunnitelman.

Et lähetä lokia pomolle. Säilytät sen, jotta lisätöillä on edelleen päivämäärä niitä tarvitessasi.

Opas on yksin toimivalle arkkitehdille tai pienelle toimistolle, jossa jokainen pitää omaa kirjanpitoaan. Voit käyttää vaihenimiä ilman henkilöstön tuntien hyväksyntää.

Mitä palkkio ei yksin näytä

Voit laskuttaa prosenttiosuuden rakentamisesta, kiinteän hinnan, tuntihinnan katolla tai yhdistelmän: kiinteä suunnittelun ajan ja tuntityö rakennusvaiheessa. Palkkio ei yksin kerro työn tuntimäärää.

Toteutunut tuntituotto on palkkio jaettuna käytetyllä ajalla ennen yleiskuluja. Ajastin antaa tunnit. Kiinteä palkkio on jo tiedossa. Rakennuskustannusten prosenttiosuus odottaa kustannusta.

Kahden tunnin työmaakäynti vie yli kaksi tuntia, jos myös ajat paikalle, kirjoitat muistiinpanot ja hoidat jatkotoimet. Laske nekin tunnit.

Lisäkäynti voi kadota yhteen työmaavaiheen hallinnon kasaan. Jo valmis keittiö voi tarvita uuden piirustuksen. Mikään tästä ei näy, jos ainoa lukusi on palkkio.

Mitä merkintään laitetaan

Pidä nimet riittävän vähinä, jotta käytät niitä työmaalla.

Tämä on lähellä yksin toimivan manuaalista ajanseurantaa, yhdellä arkkitehdin säännöllä: älä pudota kaikkea työmaavaiheen hallintoon. Se nimeää vaiheen mutta ei päivän tapahtumia.

Kahdenlaiset nimet antavat suodattaa projektin ja toiminnan mukaan. Yksi kertoo projektin, toinen työn lajin, jotta saat kaikkien projektien työmaakäynnit yhteen.

Aloita projektista ja kahdesta työn lajista: lisätyöstä ja työmaakäynnistä. Lisää luonnossuunnittelu, jatkosuunnittelu ja toteutusasiakirjat myöhemmin, jos tarvitset niiden summat. Käytä Lisätyötä alkuperäisen suunnitelman ulkopuolella.

Päivä, jonka ymmärrät vielä lokakuussa

Kuvitteellinen päivä:

Keittiörivi nimeää lisätyön. Saat täsmällisen muutoksen omistajan kanssa keskusteltavaksi tai seuraavaan tarjoukseen huomioitavaksi.

Valitse, sisältyykö ajo käyntiin vai saako matka oman merkinnän. Käytä samaa tapaa koko projektissa käyntien vertaamiseksi.

Erota urakoitsijan puhelu mallinnuksesta, kun haluat verrata niitä. Yksi projektisumma on edelleen hyödyllinen, jos et tarvitse muuta.

Mihin lokia käytetään

Laske käynnit. Suodata yhden projektin työmaakäynnit ja katso rivejä. Oletetaan, että suunnittelit kuusi käyntiä. Jos seuraava käynti ylittäisi määrän, voit ottaa lisäkäynnit puheeksi omistajan kanssa ennen matkaa etkä vasta sen jälkeen.

Näe lisätyöt. Nimeä alkuperäisestä suunnitelmasta puuttunut työ: myöhäinen muutos, koko illaksi venynyt pikakatsaus tai odottamattomat lupakommentit. Lisätyö näyttää suunnitelman ohittaman ajan.

Tarkista palkkio. Avaa valmistuneen projektin koko summa. Jaa sovittu palkkio tunneilla. Jos 28 000 dollarin työ kesti 280 tuntia, palkkiosta tulee 100 dollaria tunnilta ennen yleiskuluja. Jos osa palkkiosta maksetaan konsulteille, kuten rakennesuunnittelijalle, vähennä heidän osuutensa ensin, tai luku näyttää paremmalta kuin onkaan.

Muokkaa seuraavan samanlaisen työn tunteja laajuuden ja vaativuuden eroilla. Voit kertoa arvion tavoitetuntihinnalla palkkion lähtökohdaksi. Valitse tavoite, joka kattaa yrityskulut ja oman palkkasi. 150 dollarin tuntihinnalla 280 tuntia tekisi 42 000 dollaria.

Kirjaa puhelimella, siisti pöydän ääressä

1. Aloita työn alussa. Valitse projekti, käynnistä ajastin ja kirjoita karkea muistiinpano. Älä keskeytä piirtämistä sanamuodon viimeistelyyn.
2. Lopeta vaihtaessasi. Pidä projektit erillään. Anna projektin sisällä puhelulle tai lisätyölle oma merkintä, kun haluat verrata tunteja. Pienet saman projektin keskeytykset voivat jäädä jaksoon.
3. Nimeä lisätyö vielä muistaessasi sen sellaiseksi. Ensi kuussa et ehkä muista, miksi se oli suunnitelman ulkopuolella.
4. Suodata kerran viikossa. Tämän työn työmaakäynnit. Kaikkien töiden lisätyö. Tähänastiset tunnit suhteessa siihen, mitä palkkio kantaa.

Jos ajastin unohtuu, etsi vihjeitä: työmaaraportti, lähetetyt PDF

, sähköpostien aikaleimat ja puhelimen kuvat. Ne voivat auttaa arvioimaan puuttuvaa jaksoa mutta eivät todista joka alkua ja loppua.

Et tarvitse suuren toimiston järjestelmiä

Yhden hengen toimistolle sopii ajastin, jonka käynnistät pihalla, muutama nimi ja korjaukset sotkuiseen päivään. CSV-vienti antaa rivit omistajalle tai kirjanpitäjälle.

Henkilöstön tunteihin ja yhteislaskutukseen rakennettu ohjelmisto voi lisätä tarpeetonta valmistelua. Pelkkään kannettavan käyttöön perustuva automaattinen seuranta ei kirjaa työmaakäyntiä kannettavan ollessa kiinni. Yhteyttä vaativa työkalu ei toimi kellarissa ilman signaalia.

Jos haluat yksityisen kirjanpidon, selvitä asiakasnimien, muistiinpanojen ja hintojen tallennuspaikka.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain on manuaalinen ajastin työn tuntien ja muistiinpanojen yhdessä pitämiseen. Omistajan kysyessä lisätyöstä voit löytää käynnin tai muutoksen ja nähdä sen keston.

Et tarvitse tiliä. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Jos otat valinnaisen synkronoinnin käyttöön, TimeRetain tallentaa salatun kopion palvelimilleen.

Vertaa valmistuneen työn tunteja palkkioon. Käytä opittua seuraavan samanlaisen projektin arvioon.

Aloita yhdestä projektista

Seuraa viikon ajan yhtä työtä: projekti, alku, loppu, yhden rivin muistiinpano ja Lisätyö, kun työ ei kuulunut palkkioon. Jos matka sisältyy käyntiin, aloita lähtiessäsi. Muuten anna matkalle oma merkintä ja aloita käyntimerkintä käynnin alussa.

Lue sitten merkinnät. Laske käynnit. Laske Lisätyö yhteen. Jaa palkkio valmistumisen jälkeen projektin kaikilla tunneilla, ei vain tämän viikon tunneilla.

Jos suunnittelematon työ tai käynnit veivät odotettua enemmän aikaa, voit käydä jäljellä olevan työn ja budjetin läpi omistajan kanssa projektin ollessa vielä auki. Käytä tunteja samanlaisen työn arvioimiseen seuraavassa projektissa.