Tijdregistratie voor architecten: uren per project
Bijgewerkt 6 minuten Door David van TimeRetain
Tijdregistratie laat zien hoeveel een architectuuropdracht werkelijk vraagt, inclusief dat extra bouwbezoek of die derde versie van de keuken.
Je stuurt het niet naar een baas. Je bewaart het zodat je extra werk later met een datum kunt onderbouwen.
Deze gids is voor een zelfstandig architect of klein bureau waar ieder zijn eigen overzicht bijhoudt. Je kunt faselabels gebruiken zonder urenstaten van personeel te hoeven goedkeuren.
Wat de vergoeding alleen niet laat zien
Je kunt een percentage van de bouwkosten rekenen, een vaste prijs, uren met een plafond of een combinatie: vast tijdens het ontwerp en per uur zodra de bouw begint. De vergoeding alleen vertelt niet hoeveel uren het werk kostte.
Het effectieve tarief is de vergoeding gedeeld door de bestede tijd, vóór overhead. Je tracker levert de uren. Een vaste prijs is een bedrag dat je al kent. Een percentage van de bouwkosten hangt nog van die kosten af.
Een bouwbezoek van twee uur kost meer dan twee uur als je ook rijdt, aantekeningen maakt en opvolging doet. Tel die uren mee.
Een extra bezoek kan verdwijnen in één hoop bouwbegeleiding. Een keuken die je al afrondde, kan opnieuw moeten worden getekend. Dat zie je niet als de vergoeding het enige getal is.
Wat je per registratie vastlegt
Houd de labels zo eenvoudig dat je ze ook op de bouwplaats gebruikt.
| Veld | Waarom je het bewaart |
|---|---|
| Project | Bij welke opdracht de uren horen. |
| Begin en einde | Noteer het begin en einde van elk werkblok. |
| Notitie | De gebeurtenis, in woorden die je volgende maand begrijpt: ‘Controle ruwbouw’, niet ‘bouwbegeleiding’. |
| Soort werk | Een tag waarop je wilt filteren: bouwbezoek, extra werk, reizen, modelleren, administratie. Laat tags weg waarop je nooit zoekt. |
Dit lijkt op handmatige tijdregistratie voor elke zelfstandige, met één regel voor architecten: gooi niet alles onder bouwbegeleiding. Bouwbegeleiding benoemt een fase, maar vertelt niet wat er die dag gebeurde.
Met twee soorten labels kun je filteren op project en activiteit. Het ene zegt bij welk project het werk hoort. Het andere zegt wat voor werk het was, zodat je bijvoorbeeld bouwbezoeken over alle opdrachten heen kunt optellen.
Begin met het project en twee soorten werk: extra werk en bouwbezoeken. Voeg schetsontwerp, ontwerpuitwerking en uitvoeringsstukken later toe als je die totalen nodig hebt. Gebruik Extra voor werk buiten je oorspronkelijke plan.
Een dag die in oktober nog duidelijk is
Hier is een denkbeeldige dag:
| Datum | Begin | Einde | Project | Notitie | Soort | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 13 aug. | 09:00 | 11:40 | Uitbouw Chen | Wanddoorsneden bij de trap | Modelleren | 2 u. 40 min. |
| 13 aug. | 11:40 | 12:05 | Uitbouw Chen | Overleg met aannemer over balkmaat | Administratie | 25 min. |
| 13 aug. | 13:30 | 16:10 | Uitbouw Chen | Controle ruwbouw, inclusief rit | Bouwbezoek | 2 u. 40 min. |
| 13 aug. | 16:10 | 16:55 | Uitbouw Chen | Keuken na goedkeuring van het ontwerp | Extra | 45 min. |
| 13 aug. | 17:00 | 17:35 | Keuken Walsh | Opmerkingen over vergunning | Administratie | 35 min. |
De keukenregel benoemt het extra werk. Zo heb je een concrete wijziging om met de opdrachtgever te bespreken of in een volgende offerte op te nemen.
Kies of je de rit bij het bezoek optelt of reizen apart noteert. Gebruik binnen het project steeds dezelfde aanpak, zodat je bezoeken kunt vergelijken.
Houd een aannemersgesprek apart van modelleren als je die activiteiten wilt vergelijken. Eén projecttotaal is ook bruikbaar als dat alles is wat je nodig hebt.
Waarvoor je dit logboek gebruikt
Tel de bezoeken. Filter één project op bouwbezoeken en bekijk de regels met datums. Stel dat je zes bezoeken plande. Gaat het volgende bezoek over dat aantal heen, dan zou je de extra bezoeken vóór de rit met de opdrachtgever kunnen bespreken, in plaats van erna.
Zie het extra werk. Tag werk buiten het oorspronkelijke plan: een late wijziging, een korte controle die een avond kostte of onverwachte vergunningsopmerkingen. Zo zie je hoeveel tijd niet in het oorspronkelijke plan zat.
Controleer de vergoeding. Bekijk bij een afgerond project het volledige projecttotaal. Deel de afgesproken vergoeding door die uren. Kostte een opdracht van $28.000 je 280 uur, dan komt dat neer op $100 per uur vóór overhead. Betaalt een deel van de vergoeding adviseurs, zoals een constructeur, trek hun deel dan eerst af, anders lijkt het bedrag beter dan het is.
Pas voor een volgende vergelijkbare opdracht de uren aan op verschillen in omvang en complexiteit. Je zou die schatting met je richttarief kunnen vermenigvuldigen als beginpunt voor de vergoeding. Kies een tarief dat bedrijfskosten én je beloning dekt. Bij $150 per uur komen 280 uur uit op $42.000.
Leg vast op je telefoon, werk bij aan je bureau
- Start wanneer het werk begint. Kies het project, start de timer en schrijf een ruwe notitie. Onderbreek je tekening niet om de tekst perfect te maken.
- Stop wanneer je wisselt. Houd verschillende projecten apart. Geef binnen een project een gesprek of extra werk een eigen regel wanneer je die uren wilt vergelijken. Kleine onderbrekingen voor hetzelfde project kunnen in het blok blijven.
- Tag extra werk zolang je nog weet dat het extra was. Volgende maand weet je misschien niet meer waarom het buiten het plan viel.
- Filter één keer per week. Bouwbezoeken voor deze opdracht. Extra werk over alle opdrachten. De uren tot nu toe tegenover wat de vergoeding kan dragen.
Vergat je de timer, zoek dan aanwijzingen: bouwverslag, verzonden pdf’s, e-mailtijdstippen en foto’s op je telefoon. Ze kunnen helpen een ontbrekend blok te schatten, maar leggen niet elk begin en einde vast.
Je hebt geen software voor een groot bureau nodig
Zoek voor een eenmansbureau een timer die je op de oprit start, een paar labels en de mogelijkheid om een rommelige dag te corrigeren. Een CSV-export geeft regels die je met de opdrachtgever of je boekhouder kunt delen.
Software voor urenstaten van personeel en gezamenlijke facturatie kan een zelfstandig bureau onnodig instelwerk geven. Automatische registratie op basis van alleen laptopactiviteit legt geen bouwbezoek vast als de laptop dicht is. Een tracker die een netwerkverbinding vereist, werkt niet in een kelder zonder bereik.
Wil je een privéoverzicht, kijk dan waar de tracker klantnamen, notities en tarieven bewaart.
Waar TimeRetain past
TimeRetain is een handmatige timer die de uren en notities per opdracht bij elkaar houdt. Vraagt een opdrachtgever naar extra werk, dan kun je het bezoek of de wijziging vinden en zien hoelang het duurde.
Je hebt geen account nodig. De hoofdregistratie blijft op je apparaat. Schakel je optionele synchronisatie in, dan bewaart TimeRetain een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain.
Vergelijk na afloop de uren met de vergoeding. Gebruik wat je leert wanneer je de volgende vergelijkbare opdracht schat.
Bewaar een duidelijk overzicht van je volgende bouwbezoek.
Begin met één project
Registreer een week lang één opdracht: project, begin, einde, een notitie van één regel en Extra wanneer het werk niet in de vergoeding zat. Hoort reistijd bij het bezoek, start dan bij vertrek. Zo niet, geef de rit een eigen regel en start het bouwbezoek wanneer dat begint.
Lees het logboek daarna terug. Tel de bezoeken. Tel Extra op. Deel de vergoeding na afloop door alle projecturen, niet alleen die van deze week.
Kostten onverwacht werk of bezoeken meer tijd dan gepland, dan zou je het resterende werk en budget met de opdrachtgever kunnen doorspreken terwijl de opdracht nog loopt. Gebruik die uren om hetzelfde soort werk in een volgend project te schatten.
Vragen en antwoorden
Hoe houden architecten hun tijd bij?
Start als zelfstandig architect een timer wanneer projectwerk begint en stop bij een wissel. Koppel de uren aan het project met een korte notitie, zoals een controle van de ruwbouw. Voeg een tag toe als je later wilt filteren: bouwbezoek, extra werk, modelleren of administratie.
Moet ik tijd bijhouden bij een vaste prijs of een percentage?
Ja, als je de vergoeding wilt vergelijken met de bestede tijd. Deel na afloop de vergoeding door alle projecturen voor een bedrag per uur vóór overhead. Gebruik tags voor bezoeken of extra werk, geen totaal voor bouwbegeleiding dat niet zegt wat er gebeurde.
Hoe houd ik bouwbezoeken bij als zelfstandig architect?
Noteer project, begin- en eindtijd en een notitie die het bezoek benoemt. Neem reistijd bij het bezoek op of geef die een aparte regel en tag. Gebruik binnen het project dezelfde aanpak om bezoeken te vergelijken.
Heb ik software voor een architectenbureau nodig?
Alleen als de functies je praktijk helpen. Zoek voor een eenmansbureau een timer die op de bouwplaats start, bruikbare labels en CSV-export. Software voor personeelsurenstaten en gezamenlijke facturatie kan onnodig instelwerk geven.
Hoe vergelijk ik een architectenvergoeding met bestede uren?
Deel bij een afgerond project de afgesproken vergoeding, min het deel dat je aan adviseurs betaalt, door alle projecturen voor een bedrag per uur vóór overhead. Schat voor een volgende vergelijkbare opdracht alle benodigde uren. Je zou dat kunnen vermenigvuldigen met een richttarief dat bedrijfskosten en je beloning dekt.