Registro de tiempo para arquitectos independientes
Actualizado 7 minutos Por David, de TimeRetain
Registrar el tiempo te ayuda a ver lo que de verdad lleva un encargo de arquitectura, incluida la visita de obra extra o el tercer diseño de la cocina.
No envías ese registro a ningún jefe. Lo llevas para que los extras sigan teniendo una fecha cuando los necesites.
Esta guía es para un arquitecto que trabaja en solitario o para un estudio muy pequeño en el que cada persona lleva su propio registro. Puedes usar etiquetas de fase sin cargar con aprobaciones de hojas de horas del personal.
Lo que los honorarios no pueden mostrar por sí solos
Puedes cobrar un porcentaje de la obra, un precio cerrado, por horas con un tope o una mezcla: precio cerrado durante el diseño y por horas cuando empieza la obra. Los honorarios por sí solos no te dicen cuántas horas llevó el trabajo.
La tarifa efectiva son los honorarios divididos entre el tiempo que dedicaste, antes de gastos generales. Tu cronómetro aporta las horas. Un precio cerrado es una cifra que ya tienes. Un porcentaje del coste de la obra depende de que se conozca ese coste.
Una visita de obra de dos horas lleva más de dos horas si además conduces hasta allí, escribes notas de campo y haces el seguimiento. Cuenta también esas horas.
Una visita extra puede desaparecer en un único montón de dirección de obra. Una cocina que ya habías terminado puede necesitar redibujarse. Nada de eso aparece si la única cifra que tienes son los honorarios.
Qué poner en cada entrada
Mantén las etiquetas lo bastante sencillas para usarlas en la obra.
| Campo | Por qué conservarlo |
|---|---|
| Proyecto | A qué encargo pertenecen las horas |
| Inicio y fin | Anota el inicio y el fin de cada bloque de trabajo. |
| Nota | Lo que pasó, con palabras que sigas entendiendo el mes que viene: «Visita de estructura», no «Dirección de obra» |
| Tipo de trabajo | Una etiqueta por la que vayas a filtrar: visita de obra, extra, desplazamiento, modelado, administración. Omite las que nunca usarás |
Es parecido al registro manual del tiempo de cualquier profesional independiente, con una regla propia de la arquitectura: no lo metas todo en dirección de obra. La dirección de obra nombra una fase, pero no dice qué pasó ese día.
Dos tipos de etiquetas te permiten filtrar por proyecto y por actividad. Una dice a qué proyecto pertenece el trabajo. La otra dice qué tipo de trabajo era, para que puedas sumar a la vez las visitas de obra de todos los encargos.
Empieza con el proyecto y dos tipos de trabajo: extra y visita de obra. Añade más adelante anteproyecto, proyecto básico y proyecto de ejecución si necesitas esos totales. Usa Extra para el trabajo que queda fuera de tu plan original.
Un día que sigue teniendo sentido en octubre
Este es un día hipotético:
| Fecha | Inicio | Fin | Proyecto | Nota | Tipo | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 13 ago | 09:00 | 11:40 | Ampliación Chen | Secciones de muro en la escalera | Modelado | 2 h 40 min |
| 13 ago | 11:40 | 12:05 | Ampliación Chen | Llamada al contratista sobre la viga | Administración | 25 min |
| 13 ago | 13:30 | 16:10 | Ampliación Chen | Visita de estructura, trayecto incluido | Visita de obra | 2 h 40 min |
| 13 ago | 16:10 | 16:55 | Ampliación Chen | Cocina tras la aprobación del diseño | Extra | 45 min |
| 13 ago | 17:00 | 17:35 | Cocina Walsh | Observaciones a la licencia | Administración | 35 min |
La línea de la cocina nombra el trabajo extra. Eso te da una revisión concreta de la que hablar con la propiedad o que tener en cuenta en el próximo presupuesto.
Elige si incluyes el trayecto en la visita o le das al desplazamiento su propia entrada. Usa el mismo criterio durante todo el proyecto para poder comparar las visitas.
Separa una llamada al contratista del modelado cuando quieras comparar esas actividades. Un solo total por proyecto sigue siendo útil si es todo lo que necesitas.
Para qué sirve este registro
Cuenta las visitas. Filtra un proyecto por visitas de obra y mira las filas. Imagina que habías previsto seis visitas. Si la próxima visita superara esa cifra, podrías plantear las visitas extra a la propiedad antes del viaje, en lugar de después.
Mira los extras. Etiqueta el trabajo que no estaba en el plan original: una revisión tardía, un vistazo rápido que se convirtió en una tarde o unas observaciones inesperadas a la licencia. Extra muestra cuánto tiempo se le escapó al plan.
Comprueba los honorarios. En un proyecto terminado, abre el total completo del proyecto. Divide los honorarios acordados entre esas horas. Si un encargo de 28 000 $ llevó 280 horas, los honorarios salen a 100 $ por hora antes de gastos generales. Si parte de los honorarios paga a consultores, como un ingeniero de estructuras, resta antes su parte, o la cifra parecerá mejor de lo que es.
Para el siguiente encargo parecido, ajusta las horas según las diferencias de alcance y complejidad. Podrías multiplicar esa estimación por tu tarifa horaria objetivo como punto de partida para los honorarios. Elige un objetivo que cubra tanto los costes del negocio como tu sueldo. A 150 $ la hora, 280 horas sumarían 42 000 $.
Captura en el móvil. Ordena en la mesa
- Inicia cuando empiece el trabajo. Elige el proyecto, inicia el cronómetro y escribe una nota aproximada. No pares el dibujo para pulir la redacción.
- Para cuando cambies. Mantén separados los distintos proyectos. Dentro de un proyecto, da a una llamada o a un trabajo extra su propia entrada cuando quieras comparar esas horas. Las interrupciones mínimas del mismo proyecto pueden quedarse en su bloque.
- Etiqueta los extras mientras todavía recuerdes que lo eran. El mes que viene puede que no recuerdes por qué quedaban fuera del plan.
- Una vez por semana, filtra. Las visitas de obra de este encargo. Extra en todos los encargos. Las horas hasta ahora frente a lo que pueden soportar los honorarios.
Si olvidas un cronómetro, busca pistas: el informe de visita, los PDF enviados, la hora de los correos, las fotos de tu móvil. Esas pistas pueden ayudarte a estimar un bloque que falta, pero no establecen cada inicio y cada fin.
No necesitas el equipamiento de un gran estudio
En un estudio unipersonal, busca un cronómetro que vayas a iniciar en el camino de entrada, unas pocas etiquetas y la posibilidad de editar cuando el día se complicó. Una exportación CSV te da filas que compartir con la propiedad o con tu contable.
El software pensado para hojas de horas del personal y facturación compartida puede añadir una configuración que una práctica en solitario no necesita. Un registro automático basado solo en la actividad del portátil no registrará una visita de obra mientras el portátil esté cerrado. Una herramienta que requiere conexión no funcionará en un sótano sin cobertura.
Si quieres un registro privado, comprueba dónde guarda la herramienta los nombres de los clientes, las notas y las tarifas.
Dónde encaja TimeRetain
TimeRetain es un cronómetro manual para mantener juntas las horas y las notas de cada encargo. Cuando la propiedad pregunte por un trabajo extra, puedes encontrar la visita o la revisión y ver cuánto llevó.
No necesitas una cuenta. El registro principal se queda en tu dispositivo. Si activas la sincronización opcional, TimeRetain guarda una copia cifrada en sus servidores.
Cuando el encargo esté terminado, compara sus horas con tus honorarios. Usa lo que aprendas al estimar el siguiente proyecto parecido.
Lleva un registro claro de tu próxima visita de obra.
Empieza con un proyecto
Durante una semana, registra un solo encargo: proyecto, inicio, fin, una nota de una línea y Extra cuando el trabajo no estuviera en los honorarios. Si el desplazamiento forma parte de la visita, inicia al salir. Si no, dale al desplazamiento su propia entrada e inicia la entrada de la visita de obra cuando empiece la visita.
Después reléelo. Cuenta las visitas. Suma los Extra. Divide los honorarios entre todas las horas del proyecto una vez terminado, no solo entre las horas de esta semana.
Si el trabajo o las visitas no previstos llevaron más tiempo de lo esperado, podrías repasar el trabajo pendiente y el presupuesto con la propiedad mientras el encargo sigue abierto. Usa esas horas al estimar los mismos tipos de trabajo en el próximo proyecto.
Preguntas y respuestas
¿Cómo registran el tiempo los arquitectos?
En un estudio unipersonal, inicia un cronómetro cuando empieza el trabajo del proyecto y páralo cuando cambies. Asigna las horas al proyecto y añade una nota breve, como una visita de estructura. Añade una etiqueta cuando vayas a filtrar más tarde; visita de obra, extra, modelado o administración.
¿Deberían los arquitectos registrar el tiempo en proyectos de precio cerrado o por porcentaje?
Sí, si quieres comparar los honorarios con el tiempo que llevó el proyecto. Al terminar, divide los honorarios entre todas las horas del proyecto para obtener una cifra por hora antes de gastos generales. Usa etiquetas para las visitas de obra o el trabajo extra, no un total de dirección de obra que no dice qué pasó.
¿Cómo registro las visitas de obra como arquitecto que trabaja en solitario?
Anota el proyecto, las horas de inicio y fin y una nota que nombre la visita. Incluye el desplazamiento en la visita o dale una entrada y una etiqueta propias. Usa el mismo criterio durante todo el proyecto para poder comparar las visitas.
¿Necesita un arquitecto en solitario un software de control del tiempo para estudios grandes?
Solo si sus funciones ayudan a tu práctica. En un estudio unipersonal, busca un cronómetro que se inicie en la obra, etiquetas útiles y una exportación CSV. El software pensado para hojas de horas del personal y facturación compartida puede añadir una configuración que no necesitas.
¿Cómo comparo los honorarios de arquitectura con las horas dedicadas?
En un proyecto terminado, divide los honorarios acordados, menos la parte que pagues a consultores externos, entre todas las horas del proyecto para obtener una cifra por hora antes de gastos generales. Para el siguiente encargo parecido, estima todas las horas necesarias. Podrías multiplicarlas por una tarifa horaria objetivo que cubra los costes de tu negocio y tu sueldo.