Hur registrerar arkitekter tid?

I en enmansstudio startar du timern när projektarbetet börjar och stoppar när du byter uppgift. Lägg timmarna på projektet och skriv en kort anteckning, till exempel stomgenomgång. Lägg till en tagg om du ska filtrera senare: platsbesök, extraarbete, modellering eller administration.

Behöver arkitekter följa tiden för fasta eller procentbaserade arvoden?

Ja, om du vill jämföra arvodet med tiden projektet tog. Efter avslut delar du arvodet på alla projekttimmar för en timintäkt före omkostnader. Använd taggar för platsbesök eller extraarbete i stället för en enda summa för bygguppföljning som inte visar vad som hände.

Hur registrerar jag platsbesök som egen arkitekt?

Registrera projekt, start- och sluttider och en anteckning som beskriver besöket. Låt resan ingå i besöket eller ge den en egen post och tagg. Använd samma metod genom hela projektet så att besöken går att jämföra.

Behöver en egen arkitekt ett större företags tidssystem?

Bara om funktionerna hjälper din verksamhet. För en enmansstudio letar du efter en timer som går att starta på byggplatsen, användbara etiketter och CSV-export. Program byggda kring personalens tidrapporter och gemensam fakturering kan kräva förberedelser du inte behöver.

Hur jämför jag arvodet med nedlagda timmar?

För ett avslutat projekt delar du det överenskomna arvodet, minus en eventuell andel som du betalar till konsulter, på alla projekttimmar för en timintäkt före omkostnader. För nästa liknande uppdrag uppskattar du alla timmar som behövs. Du kan multiplicera de timmarna med ett måltimpris som täcker företagskostnader och din ersättning.

Tidsregistrering för arkitekter: se tiden per jobb

Tidsregistrering visar vad ett arkitektuppdrag faktiskt tar, även det extra platsbesöket eller den tredje köksdesignen.

Du skickar inte loggen till en chef. Du behåller den så att extraarbetet fortfarande har ett datum när du behöver det.

Guiden är för en egen arkitekt eller en liten studio där varje person för sin egen logg. Du kan använda fasetiketter utan att införa godkännanden för personalens tidrapporter.

Vad arvodet ensamt inte visar

Du kan ta en procent av byggkostnaden, fast arvode, timpris med en gräns eller en blandning: fast pris genom designen och timdebitering när bygget börjar. Arvodet ensamt visar inte hur många timmar arbetet tog.

Effektiv timintäkt är arvodet delat med tiden du lade ner, före omkostnader. Tidverktyget ger timmarna. Ett fast arvode är en siffra du redan har. Ett arvode som är en procent av byggkostnaden väntar på den kostnaden.

Ett platsbesök på två timmar tar mer än två timmar om du också kör dit, skriver fältanteckningar och följer upp. Räkna även de timmarna.

Ett extra besök kan försvinna i en enda hög med bygguppföljning, ofta kallad construction administration eller CA. Ett kök som redan var klart kan behöva ritas om. Inget av det syns om du bara har arvodet.

Vad varje post behöver

Håll etiketterna enkla nog för att använda på byggplatsen.

Fält	Varför behålla det?
Projekt	Vilket uppdrag timmarna hör till.
Start och stopp	Registrera början och slutet på varje arbetspass.
Anteckning	Händelsen, med ord du förstår nästa månad: ”stomgenomgång”, inte ”CA”.
Typ av arbete	En tagg du filtrerar på: platsbesök, extraarbete, resa, modellering eller administration. Hoppa över taggar som du aldrig använder.

Det liknar manuell tidsregistrering i andra enmansverksamheter, med en särskild regel för arkitekter: lägg inte allt i bygguppföljning. CA namnger en fas men visar inte vad som hände den dagen.

Två slags etiketter låter dig filtrera efter projekt och aktivitet. Den ena visar vilket projekt arbetet hör till. Den andra visar vilken typ av arbete det var så att du kan summera platsbesök över alla uppdrag samtidigt.

Börja med projektet och två typer av arbete: extraarbete och platsbesök. Lägg till skiss, projektering och bygghandlingar senare om du behöver de summorna. Använd Extraarbete för sådant som låg utanför ursprungsplanen.

En dag som fortfarande är begriplig i oktober

Här är en påhittad dag:

Datum	Start	Slut	Projekt	Anteckning	Typ	Totalt
13 aug	09:00	11:40	Chens tillbyggnad	Väggsektioner vid trappan	Modellering	2 h 40 min
13 aug	11:40	12:05	Chens tillbyggnad	Entreprenörssamtal om balkdimension	Administration	25 min
13 aug	13:30	16:10	Chens tillbyggnad	Stomgenomgång inklusive bilresa	Platsbesök	2 h 40 min
13 aug	16:10	16:55	Chens tillbyggnad	Köket efter godkänd design	Extraarbete	45 min
13 aug	17:00	17:35	Walshs kök	Synpunkter på bygglovsansökan	Administration	35 min

Köksraden beskriver extraarbetet. Den ger dig en konkret ändring att diskutera med beställaren eller ta höjd för i nästa offert.

Välj om bilresan ska ingå i besöket eller få en egen post. Använd samma metod genom projektet så att besöken går att jämföra.

Skilj ett entreprenörssamtal från modellering när du vill jämföra aktiviteterna. En enda projektsumma är fortfarande användbar om det är allt du behöver.

Vad loggen är till för

Räkna besöken. Filtrera ett projekt på platsbesök och titta på raderna. Anta att du planerade sex besök. Om nästa besök skulle gå utöver det antalet kan du ta upp de extra besöken med beställaren före resan i stället för efteråt.

Se extraarbetet. Märk arbete som inte fanns i ursprungsplanen: en sen ändring, en snabb titt som tog hela kvällen eller oväntade synpunkter på bygglovet. Extraarbete visar hur mycket tid planen missade.

Kontrollera arvodet. För ett avslutat projekt öppnar du hela projektsumman. Dela det överenskomna arvodet på timmarna. Om ett uppdrag på 28 000 dollar tog 280 timmar blir det 100 dollar per timme före omkostnader. Om en del av arvodet betalar konsulter, till exempel en konstruktör, drar du först av deras andel, annars ser siffran bättre ut än den är.

För nästa liknande uppdrag justerar du timmarna för skillnader i omfattning och komplexitet. Du kan multiplicera uppskattningen med måltimpriset som utgångspunkt för arvodet. Välj ett mål som täcker företagskostnader och din ersättning. Med 150 dollar per timme skulle 280 timmar bli 42 000 dollar.

Registrera på telefonen och städa vid skrivbordet

Börja när arbetet börjar. Välj projekt, starta timern och skriv en snabb anteckning. Avbryt inte ritandet för att finslipa formuleringen.
Stoppa när du byter. Håll olika projekt åtskilda. Inom ett projekt får ett samtal eller extraarbete en egen post när du vill jämföra timmarna. Små avbrott inom samma projekt kan stanna i passet.
Märk extraarbetet medan du minns att det var extra. Nästa månad kanske du inte minns varför det låg utanför planen.
Filtrera varje vecka. Platsbesök i det här uppdraget. Extraarbete i alla uppdrag. Timmarna hittills jämförda med vad arvodet räcker till.

Om du glömmer timern letar du efter ledtrådar: fältrapport, skickade PDF-filer, mejltider och foton på telefonen. De kan hjälpa dig att uppskatta ett missat pass men fastställer inte varje start och slut.

Du behöver inget stort företagssystem

För en enmansstudio letar du efter en timer du startar på uppfarten, några etiketter och möjlighet att ändra när dagen blev rörig. CSV-export ger rader att dela med beställaren eller redovisningskonsulten.

Program för personalens tidrapporter och gemensam fakturering kan ge en egen verksamhet onödiga förberedelser. Automatisk registrering som bara följer datoraktivitet registrerar inte ett platsbesök när datorn är stängd. Ett verktyg som kräver nätanslutning fungerar inte i en källare utan signal.

Om du vill ha ett privat underlag kontrollerar du var verktyget lagrar kundnamn, anteckningar och priser.

Så passar TimeRetain in

TimeRetain är en manuell timer för att hålla varje uppdrags timmar och anteckningar tillsammans. När beställaren frågar om extraarbete kan du hitta besöket eller ändringen och se hur lång tid det tog.

Du behöver inget konto. Den primära loggen ligger på din enhet. Om du aktiverar valfri synkronisering lagrar TimeRetain en krypterad kopia på sina servrar.

När uppdraget är klart jämför du timmarna med arvodet. Använd det du lär dig när du uppskattar nästa liknande projekt.

Behåll ett tydligt underlag för nästa platsbesök.

Öppna appen →

Börja med ett projekt

Följ ett enda uppdrag i en vecka: projekt, start, stopp, en rad med anteckning och Extraarbete när arbetet inte ingick i arvodet. Om resan ingår i besöket startar du när du åker. Annars ger du resan en egen post och startar besöksposten när besöket börjar.

Läs sedan igenom. Räkna besöken. Summera Extraarbete. Dela arvodet på alla projektets timmar när det är klart, inte bara veckans timmar.

Om oplanerat arbete eller besök tog längre tid än väntat kan du gå igenom återstående arbete och budget med beställaren medan uppdraget fortfarande pågår. Använd timmarna när du uppskattar samma typer av arbete i nästa projekt.