プロジェクト管理での時間記録の使い方

プロジェクト管理での時間記録は、計画のそばに実績を置きます。残りの仕事と比べ、見直す必要がある工程を見つけます。

このガイドは、自分が担当する案件の作業時間を把握したい、個人で働く人や請負業者向けです。ほかの人のタイムシートを集める方法ではありません。

工程の時間をほぼ使い切り、仕事が半分残っているなら、残りを見直します。見積もりや仕事を変える必要があるか判断します。

プロジェクト管理に実働時間が必要な理由

計画には工程、節目、成果物を整然と並べられます。記録した時間がなければ、各工程の見積もりと実績を比較できません。

予定時間と実際の時間を比べます。記録アプリから得るのは、記録した実働時間です。見積もりは計画書や表にあります。

超過は、作業範囲の拡大、甘い見積もり、または作業の遅れを示す場合があります。超過をすべて範囲の拡大と決め付けないでください。

顧客から予定外に頼まれたことは、メールでは小さく見えがちです。追加の修正にも残り時間を使います。計画の未使用時間は、現在の予定時間の合計から記録した時間を引いたものです。これは予算であり、残りの仕事の所要時間の見積もりではありません。

過去の時間は、似た案件の見積もりの出発点になります。比較できる三つの案件で調査が各10時間だったなら、次の見積もりに使えます。範囲や難しさの違いは調整します。

案件の時間記録は、作業中にその時間を残す日々の習慣です。タイムシートは通常、週の終わり、節目、請求期間の終わりに見る集計表や出力です。

案件の記録に必要な最小限の項目

役に立つ案件の時間記録には、5つの要素が必要です。

役に立つメモは、一般的な活動ではなく結果を示します。「顧客との通話」だけでは、時間が超過したときにあまり分かりません。「第2工程の範囲確認と意見交換」なら、何をしたか明確です。

次は、進行中の1週間に整理した案件記録の例です。

顧客ポータルとモバイルアプリが同じ顧客の仕事なら、両案件をその顧客の下にまとめます。各案件を別に見たり、両方に費やした時間を見たりできます。

時間単位で請求するなら、請求する時間としない時間を区別します。請求しないと決めた顧客作業も、その顧客の合計に残します。そうすれば、案件の振り返りでかかった時間をすべて見られます。自分の提案や事業の事務作業は分けます。

案件の時間記録を整理する方法

各タスクの分単位ではなく、工程ごとに時間を記録します。マイルストーンは計画の進み具合を確認する節目であり、別に時間を記録する場所ではありません。

1. 案件ごとの合計を分ける

案件の時間を分ければ、各見積もりと比較できます。顧客全体の合計だけでは、どの案件を見直す必要があるか分かりません。

案件の合計が示すのは使った時間で、まだ必要な時間ではありません。それが分かるのは、未完了の仕事を見直したときだけです。

2. 工程ごとにまとめる

各案件で工程を分類します。ウェブ案件なら、調査、設計、開発、テストなどです。同じ仕事を表す場合は、似た案件でも分類を再利用します。例にある自分の提案は、別の分類を使います。

節目に来たら、工程の時間を見て、見積もりにある予定時間と比較します。

設計を6時間と見積もり、すべて使ったなら、残りを見ます。設計が終わったなら、6時間は次の見積もりに役立つ数字です。さらに一回確認が必要なら、その回が計画に収まるかを今決めます。

3. 毎週、記録と計画を比べる

週の終わりに10分の振り返りを予定します。記録した時間と、今使っている計画の時間を比べます。元の見積もりを使うのは、計画が変わっていない場合だけです。

20時間を予定し、既に18時間使って半分が残るなら、今、残りの仕事を見直します。

後半も同じ速さで進めば、さらに18時間ほどかかります。この工程は、20時間の計画に対して36時間近くになります。これは大まかな見通しで、予測ではありません。それでも、20時間に達してからではなく今、この差を話し合う価値があると分かります。

20時間中18時間を使って半分が残っていても、範囲の拡大とは限りません。見積もりが少ないか、仕事が予想より遅いこともあります。追加依頼の時間は、記録するときに「追加」と付けます。そうすれば、振り返りで超過のうちどれだけが新しい仕事によるものか分かります。

顧客の仕事なら、追加依頼や修正した見積もりを顧客と話し合います。自分たちの仕事なら、計画の責任者を交えます。自分に決定権があるなら、時間を増やすか、残りの仕事を減らすか、計画を維持するかを決め、続ける前に新しい予定時間を書き留めます。

超過だけを理由に、範囲を減らしたり止めたりしません。

まとまった仕事の開始時にタイマーを動かす

金曜に火曜を再現しようとすると、作業の境目を推定することになります。短い遅れや追加修正が、一つの曖昧な作業に埋もれることがあります。

ひとまとまりの仕事を始めたときにタイマーを動かし、別の案件や工程に切り替えるときに止めます。

その場で開始と終了を残すと、区切りが保たれます。忘れたら、同じ日のうちにメモと予定表で再構成し、推定と明記します。

案件の合計だけが必要なら、同じ案件の小さな仕事をまとめます。短い返信でも、別の顧客の仕事は分けます。

25分の受信箱の処理も、3時間の開発も、それぞれ一つの作業です。

記録を自分の手元に置く

自分用の記録に必要なのは、案件、工程、時間です。計画と比べるために、キー入力の回数、マウスの動き、スクリーンショットは必要ありません。

意図して取り組んだ仕事の簡単な記録で、必要な数字は得られます。時間記録とは何かでも同じ線を引いています。時間を記録し、人を監視しないことです。

これは自分の記録です。従業員のタイムシートでも、承認待ちの一覧でも、稼働率の報告書でもありません。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainは、一人の責任者が案件の時間の使い道を記録する助けになります。調査、設計、テストの時間を見られます。週の振り返りで計画と比べ、見直す点を選べます。

アカウントなしで使え、主な記録は端末に残ります。任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

今使っている案件計画と一緒に、その記録を使えます。

TimeRetainは他の人の時間を集めず、スクリーンショットも撮りません。