請求する時間としない時間：何を記録するか

時間単位で請求する時間とは、その作業時間を別途支払うことで顧客と合意した仕事です。顧客に料金を請求しない仕事は、請求しない時間として記録します。固定料金の仕事や、固定料金の顧問契約の仕事は、料金と実際に費やした時間を比較できるよう、第三の区分に分けましょう。

三種類の仕事があるなら、記録でも区別します。時間単位で請求する時間は請求書の元になります。固定料金に含まれる時間からは、その料金でどれだけの仕事を引き受けたかが分かります。請求しない時間からは、時間単価で賄う必要がある仕事が見えます。請求書に載せる時間だけを記録すると、残りの仕事時間が計算から抜け落ちます。

この記事は、自分の仕事を請求し、一週間の仕事時間全体と売上を比較したい人のためのものです。

時間単位で請求する仕事

制作、顧客との通話、修正、調査などは、時間単位で請求できます。ただし、同じ作業が固定料金の案件に含まれることもあります。作業を始める前に、別途請求する仕事と固定料金に含める仕事を顧客と決めておきましょう。

請求しない仕事

顧客が直接料金を支払わない時間も、実際の仕事です。

• 提案書や見積書の作成
• 請求、経理、支払いの催促
• 営業、交流、ポートフォリオの更新
• 無料の初回相談(契約に至るかどうかにかかわらず)
• 顧客から依頼されていない学習
• ツールの設定や事務作業

「請求しない」は「やらなくてよい」という意味ではありません。その一時間の対価を顧客から直接受け取らないだけです。時間を費やしたことに変わりはありません。

判断が分かれる仕事を整理する

別途請求する時間、固定料金に含める時間、顧客に料金を請求しない時間を決め、記録でも分けます。

無料の初回相談は、請求しない仕事です。時間単位で料金を受け取るワークショップは別途請求する仕事で、固定料金で提供するものはその料金に含まれます。移動、調査、修正の料金は事前に顧客と話し合い、その取り決めに沿って時間を分類しましょう。

やり直しの時間は、請求するかどうかに関係なく別に記録します。追加料金を受け取らずに作業時間が増えれば、その案件の一時間当たりの売上は下がります。すべての時間を同じ単価で請求する場合は、請求時間が増えてもその単価は変わりません。

三つの区分から分かること

仮にある週、25時間を一時間80ドルで請求するとします。請求額は2,000ドルです。さらに、提案、請求、無料のフォローに15時間使ったとします。

仕事全体は40時間で、請求額は2,000ドルです。請求書の時間単価は80ドルでも、働いた一時間当たりの請求売上は50ドルになります。請求書が支払われなければ、実際に受け取る売上はさらに少なくなります。

固定料金の仕事は別に確かめます。例えば、1,200ドルで受けた案件に、記録上20時間の制作時間がかかったとします。制作時間一時間当たり60ドルで、請求書の単価80ドルを下回ります。しかも、その周辺の無償の時間はまだ数えていません。この20時間をほかの合計に混ぜていたら、この差には気づけません。

この50ドルは、事業の費用や個人のために取り置くお金を差し引く前の売上です。顧客に示す単価は、そうした費用と直接請求しない仕事も含めて決めることができます。フリーランス料金計算ツールで目標額を考えられます。

合計を見て、自分が変えられることを選びます。

1. 今の単価や固定料金では仕事全体を賄えないなら、次回は高めに見積もることを検討する。
2. 必要な事務作業の時間は確保しながら、繰り返しのツール設定など、避けられる無償作業を減らす。
3. 関心を示さない見込み客への無料のフォローを繰り返さない。
4. 支払期日を過ぎた請求書について連絡する。

値引きした時間や請求を取りやめた時間は、実際に請求した時間と分けて残します。

一人で働くなら、知りたいのは「一週間の仕事のうち、どれだけを顧客が買い、単価で残りを賄えているか」です。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainで、請求しない仕事も含めて顧客に費やした時間を把握できます。制作、修正、フォローの記録があれば、次の見積もりを出す前に案件全体を振り返れます。

一般的な事務作業や営業の時間も見ておきましょう。顧客への時間単価が80ドルでも、働いたすべての時間に80ドルが入るわけではない理由が見えてきます。

主な記録は自分の端末に保存され、アカウントは不要です。任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。