ボランティア活動時間を自分で記録する方法

ボランティア活動の時間を記録するには、日付、団体、活動内容、実際の開始・終了時刻を書きます。休憩は別に記し、活動時間を計算します。

誰からも求められなくても、自分のために記録できます。時間を提出する必要があるなら、先に提出先の要件を確認してください。自分の記録には活動の詳細が残りますが、受理されるかどうかは団体の手続き次第です。

どこに時間を提出するか確認する

団体がすでに書式やポータルを用意しているなら、それを使います。自分の控えが欲しい場合や複数の場所で活動する場合には、別の記録も役立ちます。

最初の活動前に、対象となる活動、提出方法、確認する担当者、期限を尋ねます。移動、研修、休憩が計算に影響するかも確認してください。

例えば、Shoreline Community Collegeでは、サービスラーニングの学生が時間記録を持参し、現場の指導者に活動を確認してもらいます。

自分の制度の案内を記録のそばに置きましょう。個人的な合計だけが欲しいなら、提出に関する項目は省けます。

コピーして使える活動時間の記録

次の見出しを表計算に写すか、ノートの項目として使ってください。複数の場所で活動するなら、各行に団体名を残します。

これは架空の例です。登場する2つの団体は、休憩を除いた実際の活動時間を求めています。下の行は確認して修正済みです。

最初の訪問は開始から終了まで115分です。15分の休憩を引くと100分、つまり実際の活動時間は1時間40分です。

9月14日から19日の食料配布所の合計は3時間15分、図書館は1時間20分です。合わせて4時間35分です。

団体ごとの合計は分けておきます。図書館に時間を報告するときに、食料配布所の行は必要ありません。

「古本市の販売台を準備」なら活動を特定できます。支援した人の名前や個人情報は書かないでください。制度が指導者の情報を求める場合は、指定された欄に記入します。

実際に行った活動を記録する

始めたときに開始時刻、終えたときに終了時刻を書きます。時計、スマートフォンのメモ、または手動タイマーを使えます。

正午までの予定だった活動が11時に終わることもあります。実際に終えた時刻を入力してください。予定に合わせて時刻を書き換えず、現場にいた時間と認定された時間の違いが分かるようにします。

休憩は長さを記録するか、タイマーを止めて再開します。二重に引かないでください。例の15分の休憩は開始から終了の間に含まれているため、1回だけ引きます。

ボランティア活動が1日のどれだけを占めたかも知りたいなら、移動は別に記録します。制度が移動を活動時間として認めると決めつけず、自分が費やした時間を見られます。

合計する前に誤記を直す

図書館の行は、タイマーを止め忘れたため最初は19:40までだったとします。担当者が、実際には19:20に終わったと確認しました。

終了時刻を直し、理由を短く残します。

9月16日の図書館の行：9月17日に終了時刻を19:40から19:20に修正。準備は19:20に終了し、担当者に確認済み。

これで20分減ります。図書館の活動は1時間20分になり、表のとおり全体の合計は4時間35分です。

長い時間のまますでに提出していたなら、その提出の修正方法も確認してください。自分の控えを直しても、団体側の記録は変わりません。

記録が欠けている場合は、出席記録を確認し、その場にいた人に聞きます。確かでない時刻はメモに推定と記します。確定した時間として示す前に、制度の手続きに従って解決してください。

求められた時間だけを準備する

提出時には、まず団体と報告期間を選びます。含める各行について、終了時刻の欠落、重複した訪問、修正を確認します。

上の例で9月14日から19日の食料配布所への報告には、合計3時間15分の2行が入ります。全体の4時間35分は自分の一覧に残します。

書式が求める単位に合わせます。3時間15分は小数で3.25時間です。15 ÷ 60 = 0.25だからです。3.15と書くと3時間9分を意味します。

きれいに換算できない時間もあります。最初の食料配布所の活動は1時間40分で、小数では1.666…時間です。書式が小数を求めるなら、丸める前に1.67なのか、15分単位なのか、別の形なのかを確認してください。

必要な書式やポータルに行を転記し、求められる確認を受けます。提出した内容の控えと提出日を残してください。承認が必要なら、提出した時間と承認された時間をメモで区別します。

TimeRetainで自分の記録を残す

TimeRetainで、各団体に費やした時間を見返せます。食料配布所と図書館の活動を一つの自分用の記録に残し、何をしたか思い出せる短いメモを添えます。

提出のためでも、自分の貢献を知るためでも、後で見返せる記録が手元に残ります。