建築家の時間記録：案件にかかった時間を知る

時間の記録があれば、追加の現場訪問や三度目のキッチン設計も含め、建築の仕事にどれだけかかったか見えます。

この記録を上司に送るのではありません。追加作業が起きた日付を、必要なときにも示せるように残します。

このガイドは、一人の建築家や、それぞれが自分の記録を持つ小さな事務所向けです。スタッフの時間承認の仕組みを持たなくても、工程の分類は使えます。

料金だけでは分からないこと

料金は工事費の割合、固定額、上限付き時間単価、または設計まで固定額で工事から時間単価という組み合わせかもしれません。料金だけでは、仕事に何時間かかったか分かりません。

実質単価は、間接費を引く前の料金を作業時間で割った値です。時間は記録から得られます。固定料金は既に分かる数字ですが、工事費の割合による料金は、その工事費を待つ必要があります。

現場で二時間過ごしても、運転、現場メモ、後の連絡があれば全体は二時間を超えます。その時間も含めましょう。

追加訪問が工事監理の一括した記録に埋もれたり、完成したキッチンに描き直しが必要になったりします。料金しか分からなければ、そうした仕事は見えません。

各記録に入れるもの

現場でも使えるほど、分類を少なくします。

これは一人の仕事で使う手動の時間記録に近い方法ですが、建築家には一つ特有の規則があります。すべてを工事監理に入れないでください。工事監理は工程の名前ですが、その日に何をしたかは伝えないからです。

2種類の名前を使うと、案件と活動の両方で絞り込めます。一つはどの案件の仕事か。もう一つは仕事の種類で、全案件の現場訪問を一度に合計できます。

案件と、追加と現場訪問の二種類の仕事から始めます。基本計画、基本設計、実施設計は、その合計が必要になってから加えます。最初の計画になかった仕事には「追加」を付けます。

10月に見ても意味が分かる一日の記録

次は架空の一日の例です。

キッチンの行は追加の仕事を示します。施主と話し合ったり、次の見積もりに織り込んだりできる、具体的な修正です。

移動を訪問に含めるか、別の記録にするかを決めます。案件内では同じ方法を使い、訪問時間を比べられるようにします。

通話とモデリングを比較したいなら、施工者の通話を分けます。一つの案件合計だけでも、必要な情報が得られるなら十分です。

この記録の使い道

訪問回数を数える。 一つの案件の現場訪問を絞り、行を見ます。例えば、六回を予定しているとします。次の訪問でそれを超えるなら、行った後ではなく行く前に、追加の訪問について施主に相談することができます。

追加作業を見る。 当初の計画になかった仕事にタグを付けます。後からの修正、夕方までかかった簡単な確認、予想外の許可申請への指摘などです。計画に含めていなかった時間が見えます。

料金を確かめる。 終わった案件の時間全体を見て、合意した料金を割ります。28,000ドルの案件に280時間使ったなら、間接費を引く前で一時間100ドルです。構造設計者など協力事務所への支払いが料金に含まれるなら、先にその分を引きます。そうしないと、実際より良い数字に見えます。

次の似た仕事では、範囲や難しさの違いに応じて時間を調整します。その見積もりに目標単価を掛け、料金の出発点にすることができます。事業の費用と自分の報酬を賄える目標単価を選びます。一時間150ドルなら、280時間で42,000ドルになります。

スマートフォンで記録し、机で整理する

1. 仕事を始めたら開始。 案件を選んでタイマーを動かし、大まかなメモを書きます。表現を整えるために図面作業を止める必要はありません。
2. 切り替えるときに停止。 別の案件は分けます。同じ案件の通話や追加も、それぞれの時間を比較したいなら分けます。同じ案件の小さな中断は、その作業に含められます。
3. 追加と覚えているうちに分類する。 来月には、当初の計画外だった理由を忘れることがあります。
4. 週に一度絞り込む。 この案件の現場訪問、全案件の追加、これまでの時間と料金で賄える時間を比べます。

タイマーを忘れたら、現場報告、送ったPDF、メールの時刻、スマートフォンの写真を手掛かりにします。抜けた時間を推定する助けにはなりますが、すべての開始と終了を確定するものではありません。

大きな事務所向けの仕組みは不要

一人の事務所に必要なのは、家を出るときに始められるタイマー、少数の分類、忘れた開始や終了時刻の修正、施主や会計担当者が行を必要とするときのCSVです。

スタッフの時間や共同の請求を前提とするソフトウェアは、一人には不要な設定が増えることがあります。ノートパソコンの活動だけを見る自動記録では、パソコンを閉じた現場訪問は記録できません。ネット接続が必須のタイマーは、電波のない地下では動きません。

自分用の記録が欲しいなら、顧客名、メモ、単価の保存先を確認します。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainは、案件ごとの時間とメモをまとめる手動タイマーです。施主から追加作業について聞かれたら、その訪問や修正を探し、所要時間を見られます。

アカウントは不要で、主な記録は端末に残ります。任意の同期を有効にすると、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

案件が終わったら、時間と料金を比べます。分かったことを、次の似た案件の見積もりに使えます。

次の現場訪問を、後で分かる記録に残しましょう。

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一つの案件から始める

1週間、一つの案件だけを記録します。案件、開始、停止、1行のメモを残し、料金に含まれない仕事には「追加」を付けます。移動が訪問に含まれるなら出発時に開始します。そうでなければ移動に別の行を作り、現場訪問の開始時に新しい記録を始めます。

読み返して、訪問を数え、「追加」を合計します。案件が終わったら、今週の時間だけでなく、案件全体の時間で料金を割ります。

予定外の作業や訪問に時間がかかったら、案件が進行中のうちに、残りの仕事と予算について施主と話し合うことができます。その時間は、次の案件で同じ種類の仕事を見積もる材料にします。